專利名稱：一種電子文件歸檔管理的系統(tǒng)的制作方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本實(shí)用新型涉及歸檔管理系統(tǒng)技術(shù)領(lǐng)域，尤其涉及一種電子文件歸檔管理的系統(tǒng)。
背景技術(shù)：
檔案管理對(duì)于政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)非常重要的工作。檔案包括各類 公文，例如已經(jīng)歸檔的收文、發(fā)文、簽報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、通告、申請(qǐng)、大事記等文件。檔案種類包 括，文書檔案、科技檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案等。傳統(tǒng)的文件歸檔是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收文、發(fā)文、流轉(zhuǎn)、審批，并最終對(duì)辦理完畢的 檔案根據(jù)其重要性進(jìn)行歸檔保存；隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案信息建設(shè)費(fèi)時(shí)、維護(hù)不 便、浪費(fèi)資源的問(wèn)題日益突顯，于是，近年來(lái)提出了檔案電子信息化。檔案電子信息化就是 應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，將管理和服務(wù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行集成，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu) 和工作流程的優(yōu)化重組，超越時(shí)間和空間及部門之間的分隔限制，從而提供優(yōu)質(zhì)和全方位 的、規(guī)范而透明的、符合國(guó)際水準(zhǔn)的管理和服務(wù)?，F(xiàn)有技術(shù)中，電子文件歸檔管理的系統(tǒng)包括保存有電子檔案的業(yè)務(wù)服務(wù)器和用于 保存檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，管理人員定期將業(yè)務(wù)服務(wù)器中的電子檔案保存到檔案 存儲(chǔ)服務(wù)器；現(xiàn)有技術(shù)中，管理人員需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力，從業(yè)務(wù)服務(wù)器將需要保存的 電子檔案找出來(lái)，并分類保存到檔案存儲(chǔ)服務(wù)器；現(xiàn)有技術(shù)存在辦公效率低、檔案管理成本 高的問(wèn)題。

實(shí)用新型內(nèi)容本實(shí)用新型提供一種電子文件歸檔管理的系統(tǒng)，其可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)將電子檔案保存到 檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，可提高辦公效率、降低檔案管理成本。一種電子文件歸檔管理的系統(tǒng)，包括保存有電子檔案的業(yè)務(wù)服務(wù)器、用于保存檔 案數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，進(jìn)一步包括用于采集業(yè)務(wù)服務(wù)器的電子檔案并保存到檔案存 儲(chǔ)服務(wù)器的信息雷達(dá)系統(tǒng)，信息雷達(dá)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)服務(wù)器、檔案存儲(chǔ)服務(wù)器連接；信息雷達(dá)系 統(tǒng)包括用于采集電子檔案的信息抓取設(shè)備、抓取規(guī)則服務(wù)器、用于保存采集的電子檔案的 內(nèi)容采集服務(wù)器、用于把內(nèi)容采集服務(wù)器的電子檔案保存到檔案存儲(chǔ)服務(wù)器的分析歸檔設(shè) 備、歸檔規(guī)則服務(wù)器，信息抓取設(shè)備與抓取規(guī)則服務(wù)器、內(nèi)容采集服務(wù)器連接，規(guī)則分析歸 檔設(shè)備與歸檔規(guī)則服務(wù)器、內(nèi)容采集服務(wù)器連接。其中，還包括檢索設(shè)備，檢索設(shè)備與檔案存儲(chǔ)服務(wù)器連接。其中，還包括系統(tǒng)管理設(shè)備，系統(tǒng)管理設(shè)備與信息雷達(dá)系統(tǒng)、檔案存儲(chǔ)服務(wù)器連 接。其中，還包括用于掃描紙質(zhì)檔案的掃描設(shè)備，掃描設(shè)備與業(yè)務(wù)服務(wù)器連接。其中，掃描設(shè)備為平板式掃描儀。其中，掃描設(shè)備為文件掃描儀。[0012]本實(shí)用新型有益效果本實(shí)用新型包括保存有電子檔案的業(yè)務(wù)服務(wù)器、用于保存 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，進(jìn)一步包括用于采集業(yè)務(wù)服務(wù)器的電子檔案并保存到檔案 存儲(chǔ)服務(wù)器的信息雷達(dá)系統(tǒng)，信息雷達(dá)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)服務(wù)器、檔案存儲(chǔ)服務(wù)器連接；信息雷達(dá) 系統(tǒng)包括用于采集電子檔案的信息抓取設(shè)備、抓取規(guī)則服務(wù)器、用于保存采集的電子檔案 的內(nèi)容采集服務(wù)器、用于把內(nèi)容采集服務(wù)器的電子檔案保存到檔案存儲(chǔ)服務(wù)器的分析歸檔 設(shè)備、歸檔規(guī)則服務(wù)器，信息抓取設(shè)備與抓取規(guī)則服務(wù)器、內(nèi)容采集服務(wù)器連接，規(guī)則分析 歸檔設(shè)備與歸檔規(guī)則服務(wù)器、內(nèi)容采集服務(wù)器連接。本技術(shù)方案的信息雷達(dá)系統(tǒng)根據(jù)抓取 規(guī)則自動(dòng)采集業(yè)務(wù)服務(wù)器中的電子檔案，并根據(jù)歸檔規(guī)則將其保存到檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，本 技術(shù)方案可提高辦公效率、節(jié)省人力物力、降低檔案管理成本。

圖1為本實(shí)用新型的系統(tǒng)示意圖。
具體實(shí)施方式
參見(jiàn)圖1，
以下結(jié)合附圖對(duì)本實(shí)用新型進(jìn)行詳細(xì)的描述。一種電子文件歸檔管理的系統(tǒng)，包括保存有電子檔案的業(yè)務(wù)服務(wù)器10、用于保存 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案存儲(chǔ)服務(wù)器19，進(jìn)一步包括用于采集業(yè)務(wù)服務(wù)器10的電子檔案并保存 到檔案存儲(chǔ)服務(wù)器19的信息雷達(dá)系統(tǒng)12，信息雷達(dá)系統(tǒng)12與業(yè)務(wù)服務(wù)器10、檔案存儲(chǔ)服 務(wù)器19連接。信息雷達(dá)系統(tǒng)12包括用于根據(jù)抓取規(guī)則采集業(yè)務(wù)服務(wù)器10的電子檔案的信息抓 取設(shè)備13、保存有抓取規(guī)則的抓取規(guī)則服務(wù)器14、用于保存信息抓取設(shè)備13采集的電子檔 案的內(nèi)容采集服務(wù)器15、用于根據(jù)歸檔規(guī)則把內(nèi)容采集服務(wù)器15的電子檔案保存到檔案 存儲(chǔ)服務(wù)器19的分析歸檔設(shè)備16、保存有歸檔規(guī)則的歸檔規(guī)則服務(wù)器17，信息抓取設(shè)備13 與抓取規(guī)則服務(wù)器14、內(nèi)容采集服務(wù)器15連接，規(guī)則分析歸檔設(shè)備16與歸檔規(guī)則服務(wù)器 17、內(nèi)容采集服務(wù)器15連接。抓取規(guī)則為采集業(yè)務(wù)服務(wù)器10的電子檔案的規(guī)則，管理人員可定義那些電子檔 案需要抓取，何時(shí)抓取等內(nèi)容，對(duì)電子檔案進(jìn)行分析、過(guò)濾，并獲得符合條件的內(nèi)容。信息抓 取設(shè)備13可以對(duì)業(yè)務(wù)服務(wù)器10的電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并根據(jù)抓取規(guī)則采集電子檔案。需要說(shuō)明的是，上述電子檔案包括各種電子信息，具體為電子文件資料和網(wǎng)頁(yè)URL 等。舉例如下通過(guò)對(duì)抓取規(guī)則的設(shè)定，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)或單位已有的業(yè)務(wù)服務(wù)器10(業(yè)務(wù)系 統(tǒng))的電子信息進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，根據(jù)抓取規(guī)則把網(wǎng)絡(luò)中有用的信息或已處理完畢的電子文 件資料進(jìn)行抓取?？刹捎枚〞r(shí)抓取、增量抓取、指定頻道抓取，并可指定或過(guò)濾文件格式， 如不下載avi/mpeg的視頻文件，同時(shí)支持多線程下載。抓取信息可以html或網(wǎng)頁(yè)快照 方式保存到內(nèi)容采集服務(wù)器15中。對(duì)于涉及網(wǎng)頁(yè)URL的采集，抓取設(shè)備可采用網(wǎng)絡(luò)爬蟲 (generalpurpose web crawler)技術(shù)，該技術(shù)根據(jù)一定的網(wǎng)頁(yè)分析算法過(guò)濾與主題無(wú)關(guān) 的鏈接，保留有用的鏈接并將其放入等待抓取的URL隊(duì)列；然后，根據(jù)特定的搜索策略從隊(duì) 列中選擇下一步要抓取的網(wǎng)頁(yè)URL，并重復(fù)上述過(guò)程，直到達(dá)到系統(tǒng)的某一條件時(shí)停止；另 夕卜，所有被爬蟲抓取的網(wǎng)頁(yè)將會(huì)被系統(tǒng)存貯，進(jìn)行一定的分析、過(guò)濾，并建立索引，以便之后 的查詢和檢索。[0019]歸檔規(guī)則服務(wù)器17用于存儲(chǔ)歸檔規(guī)則，根據(jù)不同性質(zhì)文件定義不同的歸檔類別及范圍，歸檔的規(guī)則一般由檔案管理單位制定。規(guī)則分析歸檔設(shè)備16依據(jù)歸檔規(guī)則服務(wù)器 17的歸檔規(guī)則對(duì)電子文件進(jìn)行分類歸檔，并存儲(chǔ)到檔案存儲(chǔ)服務(wù)器19。本實(shí)施例中，還包括用于檢索檔案存儲(chǔ)服務(wù)器19存儲(chǔ)的檔案的檢索設(shè)備20。檢索 設(shè)備20與檔案存儲(chǔ)服務(wù)器19連接。使用單位可以通過(guò)該檢索設(shè)備20，檢索已經(jīng)保存在檔 案存儲(chǔ)服務(wù)器19上的檔案，查詢已辦理的文件或其它重要信息。檢索設(shè)備20可采用雙層PDF格式，雙層PDF格式文件是指文件內(nèi)容既包含文本 層，也包含圖像層，且其位置上下一一相對(duì)應(yīng)。通過(guò)對(duì)檔案存儲(chǔ)服務(wù)器19上的信息進(jìn)行OCR 識(shí)別，直接生成可以檢索的PDF文件，上層是原始圖像，下層是識(shí)別結(jié)果，這樣可以100%保 留原始版面效果，并且支持選擇/復(fù)制/檢索等功能，這樣的PDF文件便于建立索引數(shù)據(jù) 庫(kù)，進(jìn)行科學(xué)的利用和管理。本實(shí)施例中，還包括系統(tǒng)管理設(shè)備18，系統(tǒng)管理設(shè)備18與信息雷達(dá)系統(tǒng)12、檔案 存儲(chǔ)服務(wù)器19連接。系統(tǒng)管理設(shè)備18可用于設(shè)置信息雷達(dá)系統(tǒng)12中的抓取規(guī)則、歸檔規(guī) 貝U，設(shè)置檔案存儲(chǔ)服務(wù)器19的不同類別檔案的存儲(chǔ)空間等。本實(shí)施例中，還包括用于掃描紙質(zhì)檔案的掃描設(shè)備11，掃描設(shè)備11與業(yè)務(wù)服務(wù)器 10連接。掃描設(shè)備11可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，并發(fā)送到業(yè)務(wù)服務(wù)器10。本實(shí)施例 中，掃描設(shè)備11為平板式掃描儀或文件掃描儀，當(dāng)然也可以是其它類型的掃描儀。在掃描設(shè)備11將電子文檔發(fā)送到業(yè)務(wù)服務(wù)器10之間，還可以增加圖像處理設(shè)備。 掃描設(shè)備11對(duì)上下級(jí)或同級(jí)單位之間等紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，獲得該紙質(zhì)文件的電子文件， 掃描設(shè)備11將電子文件傳輸給圖像處理設(shè)備。因?yàn)榧堎|(zhì)差異和掃描條件等因素的影響， 掃描出來(lái)的電子文件可能不清晰或有污點(diǎn)，需要使用圖像處理設(shè)備對(duì)電子文件進(jìn)行圖像處 理，獲得清晰可識(shí)別的圖像文件。對(duì)圖像的處理包括自動(dòng)傾斜校正，去黑邊，去自頁(yè)，加粗， 將A3切割為A4等。圖像處理設(shè)備將處理后的圖像文件發(fā)送給業(yè)務(wù)服務(wù)器10作為附件。本系統(tǒng)可以基于局域網(wǎng)/互聯(lián)網(wǎng)，各設(shè)備和服務(wù)器之間組成一個(gè)可相互傳輸數(shù)據(jù) 的網(wǎng)絡(luò)。本技術(shù)方案的信息雷達(dá)系統(tǒng)12，根據(jù)抓取規(guī)則自動(dòng)采集業(yè)務(wù)服務(wù)器10中的電子檔 案，并根據(jù)歸檔規(guī)則將其保存到檔案存儲(chǔ)服務(wù)器19，本技術(shù)方案可提高辦公效率、節(jié)省人力 物力、降低檔案管理成本。本技術(shù)方案可用于政府、企事業(yè)單位、公司、私營(yíng)企業(yè)等單位。以上內(nèi)容僅為本實(shí)用新型的較佳實(shí)施例，對(duì)于本領(lǐng)域的普通技術(shù)人員，依據(jù)本實(shí) 用新型的思想，在具體實(shí)施方式
及應(yīng)用范圍上均會(huì)有改變之處，本說(shuō)明書內(nèi)容不應(yīng)理解為 對(duì)本實(shí)用新型的限制。
權(quán)利要求一種電子文件歸檔管理的系統(tǒng)，包括保存有電子檔案的業(yè)務(wù)服務(wù)器、用于保存檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，其特征在于，進(jìn)一步包括用于采集所述業(yè)務(wù)服務(wù)器的電子檔案并保存到所述檔案存儲(chǔ)服務(wù)器的信息雷達(dá)系統(tǒng)，信息雷達(dá)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)服務(wù)器、檔案存儲(chǔ)服務(wù)器連接；所述信息雷達(dá)系統(tǒng)包括用于采集電子檔案的信息抓取設(shè)備、抓取規(guī)則服務(wù)器、用于保存采集的電子檔案的內(nèi)容采集服務(wù)器、用于把內(nèi)容采集服務(wù)器的電子檔案保存到所述檔案存儲(chǔ)服務(wù)器的分析歸檔設(shè)備、歸檔規(guī)則服務(wù)器，信息抓取設(shè)備與抓取規(guī)則服務(wù)器、內(nèi)容采集服務(wù)器連接，規(guī)則分析歸檔設(shè)備與歸檔規(guī)則服務(wù)器、內(nèi)容采集服務(wù)器連接。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的電子文件歸檔管理的系統(tǒng)，其特征在于，還包括檢索設(shè)備，檢 索設(shè)備與所述檔案存儲(chǔ)服務(wù)器連接。
3.根據(jù)權(quán)利要求1所述的電子文件歸檔管理的系統(tǒng)，其特征在于，還包括系統(tǒng)管理設(shè) 備，系統(tǒng)管理設(shè)備與所述信息雷達(dá)系統(tǒng)、檔案存儲(chǔ)服務(wù)器連接。
4.根據(jù)權(quán)利要求1所述的電子文件歸檔管理的系統(tǒng)，其特征在于，還包括用于掃描紙 質(zhì)檔案的掃描設(shè)備，掃描設(shè)備與所述業(yè)務(wù)服務(wù)器連接。
5.根據(jù)權(quán)利要求4所述的電子文件歸檔管理的系統(tǒng)，其特征在于，所述掃描設(shè)備為平 板式掃描儀。
6.根據(jù)權(quán)利要求4所述的電子文件歸檔管理的系統(tǒng)，其特征在于，所述掃描設(shè)備為文 件掃描儀。
專利摘要本實(shí)用新型公開(kāi)了一種電子文件歸檔管理的系統(tǒng)；其包括業(yè)務(wù)服務(wù)器、檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，進(jìn)一步包括用于采集業(yè)務(wù)服務(wù)器的電子檔案并保存到檔案存儲(chǔ)服務(wù)器的信息雷達(dá)系統(tǒng)，信息雷達(dá)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)服務(wù)器、檔案存儲(chǔ)服務(wù)器連接；信息雷達(dá)系統(tǒng)包括信息抓取設(shè)備、抓取規(guī)則服務(wù)器、內(nèi)容采集服務(wù)器、分析歸檔設(shè)備、歸檔規(guī)則服務(wù)器，信息抓取設(shè)備與抓取規(guī)則服務(wù)器、內(nèi)容采集服務(wù)器連接，規(guī)則分析歸檔設(shè)備與歸檔規(guī)則服務(wù)器、內(nèi)容采集服務(wù)器連接；本技術(shù)方案的信息雷達(dá)系統(tǒng)根據(jù)抓取規(guī)則自動(dòng)采集業(yè)務(wù)服務(wù)器中的電子檔案，并根據(jù)歸檔規(guī)則將其保存到檔案存儲(chǔ)服務(wù)器，本技術(shù)方案可提高辦公效率、降低檔案管理成本。
文檔編號(hào)G06F17/30GK201570028SQ20092026523
公開(kāi)日2010年9月1日 申請(qǐng)日期2009年12月16日 優(yōu)先權(quán)日2009年12月16日
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