專利名稱：電子化簽核系統(tǒng)及其移動(dòng)式催簽方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及一種電子文化件管理，特別是涉及一種可進(jìn)一步提升簽核檔的時(shí)效性，進(jìn)而能夠有效地改善企業(yè)簽核流程及工作效率的電子化簽核系統(tǒng)及其移動(dòng)式催簽方法。
背景技術(shù)：
在企業(yè)內(nèi)部中，現(xiàn)有傳統(tǒng)的檔申辦方式是為以紙張檔管理模式，然而該種方式需要耗費(fèi)大量的空間及人力來發(fā)送檔、管理和儲(chǔ)存檔等。如此不但占用空間、浪費(fèi)紙張，而且常常要花費(fèi)時(shí)間尋找檔及辦理相關(guān)流程。因此，隨著電腦科技的進(jìn)步，電子化的應(yīng)用更是普遍地推廣至企業(yè)的內(nèi)部管理中，其中電子化企業(yè)流程最為其代表。電子化企業(yè)流程就是將企業(yè)營運(yùn)的流程電子化，通過電子表單與網(wǎng)路的傳遞，可以節(jié)省紙張的浪費(fèi)，同時(shí)以網(wǎng)路取代原本需花費(fèi)的傳遞成本，并且可以避免傳送的錯(cuò)誤及延遲。再者，通過電腦系統(tǒng)的控管，可以監(jiān)控流程的進(jìn)度，了解每張表單的即時(shí)狀況，使得以往人工處理流程時(shí)積壓案件的狀況可以減少。并且，可以針對(duì)重要的流程提供時(shí)間的控制，一旦有逾時(shí)的狀況發(fā)生，可以立即通知相關(guān)人員處理。
以往在企業(yè)內(nèi)部，檔保存多以紙張型態(tài)處理，不容易調(diào)閱、搜尋與保存，如今通過電子化，檔改由檔案型態(tài)存檔，提供永久保存并增加了查詢的便利性。當(dāng)所有的流程電子化后，流程相關(guān)資料都存于資料庫內(nèi)，更可提供統(tǒng)計(jì)流程資訊，以使相關(guān)人員得知每月處理的流程數(shù)、逾時(shí)流程統(tǒng)計(jì)等。
對(duì)于企業(yè)來說，在日常的作業(yè)當(dāng)中，“簽核”一直是一件非常重要的工作，舉凡企業(yè)內(nèi)部大大小小的事情，幾乎都與簽核脫不了關(guān)系，也正因?yàn)槿绱耍灪巳蝿?wù)的生成必須涵蓋到企業(yè)所有的組織層面，而隱含在其中的任務(wù)流程、規(guī)則及內(nèi)容編輯、收發(fā)、處理等問題，就顯得相當(dāng)?shù)膹?fù)雜。每項(xiàng)簽核任務(wù)都可能因?yàn)槠湫再|(zhì)屬性的不同而產(chǎn)生相當(dāng)大的差異性，即使是同一性質(zhì)屬性的簽核任務(wù)，也常常會(huì)因?yàn)楹灪巳蝿?wù)運(yùn)作的時(shí)間、環(huán)境、狀況的不同而發(fā)生不同的簽核需求變化。
因此通過電子化的作業(yè)，可以降低人力并降低流程所需時(shí)間，讓欲通過檔簽呈核定人員，直接在內(nèi)部網(wǎng)路，甚至以上網(wǎng)連線的方式，將該份電子檔轉(zhuǎn)呈相關(guān)主管核簽，并結(jié)合電子交換技術(shù)將簽核完成的檔轉(zhuǎn)送相關(guān)單位，而成為企業(yè)有效的節(jié)省人力、提升企業(yè)競爭力的重要關(guān)鍵。
對(duì)于事務(wù)繁重的高階主管而言，即便是提供了相當(dāng)便利且普及的網(wǎng)路管道可以進(jìn)行電子檔的處理，也常常忙碌到無瑕逐一審閱每一份待簽核文件，甚至是無暇上網(wǎng)處理每份待簽核文件。然而，大部份的簽核任務(wù)都會(huì)涉及相同或不同部門的多位主管，并且以現(xiàn)有的簽核流程來說，通常需要以階層等級(jí)逐一往上簽核，當(dāng)文件在每位簽核人員處都稍有耽擱時(shí)，所造成的時(shí)間浪費(fèi)也相當(dāng)龐大。
由此可見，上述現(xiàn)有的簽核系統(tǒng)及方法在結(jié)構(gòu)、方法與使用上，顯然仍存在有不便與缺陷，而亟待加以進(jìn)一步改進(jìn)。為了解決簽核系統(tǒng)及方法存在的問題，相關(guān)廠商莫不費(fèi)盡心思來謀求解決之道，但長久以來一直未見適用的設(shè)計(jì)被發(fā)展完成，此顯然是相關(guān)業(yè)者急欲解決的問題。因此如何能創(chuàng)設(shè)一種新的電子化簽核系統(tǒng)及其移動(dòng)式催簽方法，使其提供一種簽核流程，可以進(jìn)一步提升簽核檔的時(shí)效性，進(jìn)而有效地改善企業(yè)簽核流程及工作效率，使企業(yè)能真正享受到辦公室作業(yè)流程電子化所帶來的利益，實(shí)是當(dāng)前業(yè)界急待解決的問題及極需改進(jìn)的目標(biāo)。
有鑒于上述現(xiàn)有的簽核系統(tǒng)及方法存在的缺陷，本發(fā)明人基于從事此類產(chǎn)品設(shè)計(jì)制造多年豐富的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)及專業(yè)知識(shí)，并配合學(xué)理的運(yùn)用，積極加以研究創(chuàng)新，以期創(chuàng)設(shè)一種新的電子化簽核系統(tǒng)及其移動(dòng)式催簽方法，使其更具有實(shí)用性。經(jīng)過不斷的研究、設(shè)計(jì)，并經(jīng)反復(fù)試作樣品及改進(jìn)后，終于創(chuàng)設(shè)出確具實(shí)用價(jià)值的本發(fā)明。

發(fā)明內(nèi)容
本發(fā)明的目的在于，克服上述現(xiàn)有的簽核系統(tǒng)及方法存在的缺陷，而提供一種新的電子化簽核系統(tǒng)及其移動(dòng)式催簽方法，所要解決的技術(shù)問題是使其可以進(jìn)一步提升簽核檔的時(shí)效性，從而更加適于實(shí)用。
本發(fā)明的目的及解決其技術(shù)問題是采用以下技術(shù)方案來實(shí)現(xiàn)的。依據(jù)本發(fā)明提出的一種移動(dòng)式催簽方法，用以通知至少一簽核單位主管對(duì)一電子表單進(jìn)行一簽核動(dòng)作，其包括以下步驟根據(jù)該電子表單的內(nèi)容生成一催簽簡訊，并依據(jù)該簽核單位主管從一人事資料庫取得相應(yīng)該簽核單位主管的至少一移動(dòng)電話號(hào)碼；連接一短訊服務(wù)中心(SM-SC)；以及通過該短訊服務(wù)中心將該催簽簡訊傳送至相應(yīng)該移動(dòng)電話號(hào)碼的至少一移動(dòng)裝置，以通知該簽核單位主管執(zhí)行該簽核動(dòng)作。
本發(fā)明的目的及解決其技術(shù)問題還采用以下技術(shù)措施來進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)。
前述的移動(dòng)式催簽方法，其更包括有下列步驟在該連接一短訊服務(wù)中心的步驟后，將相應(yīng)于該催簽簡訊和該移動(dòng)電話號(hào)碼的一資料封包傳送至該短訊服務(wù)中心；其中該通過該短訊服務(wù)中心將該催簽簡訊傳送至相應(yīng)該移動(dòng)電話號(hào)碼的至少一移動(dòng)裝置的步驟，包括有下列步驟由該短訊服務(wù)中心根據(jù)該資料封包以一短訊伺服器協(xié)定將該催簽簡訊傳送至該簽核單位主管的該移動(dòng)裝置。
前述的移動(dòng)式催簽方法，其更包括有下列步驟根據(jù)該電子表單的內(nèi)容生成一催簽郵件；依據(jù)該簽核單位主管從該人事資料庫取得相應(yīng)的至少一郵件位址；以及依據(jù)該郵件位址發(fā)送該催簽郵件。
前述的移動(dòng)式催簽方法，其更包括有下列步驟確認(rèn)該電子表單的簽核時(shí)限，其中當(dāng)逾該簽核時(shí)限時(shí)，接續(xù)執(zhí)行該根據(jù)該電子表單的內(nèi)容生成一催簽簡訊的步驟。
前述的移動(dòng)式催簽方法，其更包括有下列步驟根據(jù)該電子表單的內(nèi)容取得相應(yīng)該電子表單的一簽核流程資料，其中該簽核流程資料包括有該簽核單位主管；確認(rèn)該電子表單的簽核狀態(tài)；以及當(dāng)該電子表單的該簽核狀態(tài)為未簽核時(shí)，執(zhí)行該確認(rèn)該電子表單的簽核時(shí)限的步驟。
前述的移動(dòng)式催簽方法，其更包括有下列步驟在該確認(rèn)該電子表單的簽核狀態(tài)的步驟前，根據(jù)該電子表單的內(nèi)容生成一會(huì)簽郵件；依據(jù)該簽核單位主管從該人事資料庫取得相應(yīng)的至少一郵件位址；以及依據(jù)該郵件位址發(fā)送該會(huì)簽郵件。
前述的移動(dòng)式催簽方法，其更包括有下列步驟更新該電子表單的簽核進(jìn)度。
本發(fā)明的目的及解決其技術(shù)問題還采用以下技術(shù)方案來實(shí)現(xiàn)。依據(jù)本發(fā)明提出的一種電子化簽核系統(tǒng)，用以提供一電子表單給至少一簽核單位主管進(jìn)行一簽核動(dòng)作，其中該電子表單的內(nèi)容包括有一簽核時(shí)限，該電子化簽核系統(tǒng)包括有一人事資料庫，用以儲(chǔ)存相應(yīng)該簽核單位主管的至少一郵件位址及至少一移動(dòng)電話；一簽核資料庫，用以儲(chǔ)存至少一簽核流程資料，其中每一該簽核流程資料包括有至少一該簽核單位主管；一傳簽執(zhí)行模組，用以根據(jù)該電子表單的內(nèi)容從該取得相應(yīng)該電子表單的該簽核流程資料；一傳簽管控模組，是用以偵測回傳至該傳簽執(zhí)行模組的一回傳訊息及該簽核時(shí)限，并且當(dāng)該傳簽執(zhí)行模組未接收到該回傳訊息且逾該簽核時(shí)限時(shí)，產(chǎn)生一催簽簡訊發(fā)送訊號(hào)；以及一訊息收發(fā)模組，用以在接收到該催簽簡訊發(fā)送訊號(hào)時(shí)，根據(jù)該電子表單的內(nèi)容生成一催簽簡訊，從該人事資料庫取得相應(yīng)該簽核單位主管的該移動(dòng)電話號(hào)碼，并以資料封包形式將該會(huì)簽簡訊和該移動(dòng)電話號(hào)碼傳送至一短訊服務(wù)中心(SM-SC)。
本發(fā)明的目的及解決其技術(shù)問題還采用以下技術(shù)措施來進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)。
前述的電子化簽核系統(tǒng)，其更包括有一郵件收發(fā)模組，用以根據(jù)該電子表單的內(nèi)容生成一會(huì)簽郵件，依據(jù)該簽核單位主管從該人事資料庫取得相應(yīng)的該郵件位址，并依據(jù)該郵件位址發(fā)送該會(huì)簽郵件。
前述的電子化簽核系統(tǒng)，其中所述的傳簽管控模組用以更新該電子表單的進(jìn)度。
本發(fā)明與現(xiàn)有技術(shù)相比具有明顯的優(yōu)點(diǎn)和有益效果。由以上技術(shù)方案可知，本發(fā)明的主要技術(shù)內(nèi)容如下為達(dá)到上述目的，本發(fā)明提供了一種移動(dòng)式催簽方法，用以通知簽核單位主管對(duì)電子表單進(jìn)行簽核動(dòng)作，包括下列步驟根據(jù)電子表單的內(nèi)容生成催簽簡訊；依據(jù)簽核單位主管從人事資料庫取得相應(yīng)簽核單位主管的移動(dòng)電話號(hào)碼；連接短訊服務(wù)中心(short message service center；SM-SC)；以及通過短訊服務(wù)中心將催簽簡訊傳送至相應(yīng)簽核單位主管的移動(dòng)電話號(hào)碼的移動(dòng)裝置，以通知簽核單位主管執(zhí)行簽核動(dòng)作。
其中，在生成催簽簡訊之前，可先確認(rèn)電子表單的簽核時(shí)限，在逾簽核時(shí)限時(shí)，才接續(xù)執(zhí)行催簽簡訊的生成。
然而，亦可同時(shí)根據(jù)電子表單內(nèi)容或會(huì)簽郵件生成催簽郵件，并依據(jù)簽核單位主管從人事資料庫取得相應(yīng)該簽核單位主管的郵件位元址，然后通過網(wǎng)路將催簽郵件發(fā)送給逾時(shí)的簽核單位主管，以通知簽核單位主管盡速簽核。
并且，在簽核過程中，可以隨時(shí)或定時(shí)對(duì)電子表單的進(jìn)度進(jìn)行更新及監(jiān)控，藉以提供使用者可隨時(shí)掌握簽核狀態(tài)。
另外，為了達(dá)到上述目的，本發(fā)明還提供了一種電子化簽核系統(tǒng)，用以提供電子表單給簽核單位主管進(jìn)行簽核動(dòng)作，其中該電子表單的內(nèi)容包括有簽核時(shí)限，該電子化簽核系統(tǒng)包括有人事資料庫、簽核資料庫、傳簽執(zhí)行模組、傳簽管控模組和訊息收發(fā)模組。在此，人事資料庫用以儲(chǔ)存相應(yīng)簽核單位主管的郵件位元址及移動(dòng)電話；簽核資料庫用以儲(chǔ)存簽核流程資料，其中每一簽核流程資料包括有至少一簽核單位主管；傳簽執(zhí)行模組用以根據(jù)電子表單的內(nèi)容從取得相應(yīng)電子表單的簽核流程資料；傳簽管控模組用以偵測回傳至傳簽執(zhí)行模組的回傳訊息及簽核時(shí)限，并且當(dāng)傳簽執(zhí)行模組未接收到回傳訊息且逾簽核時(shí)限時(shí)，產(chǎn)生催簽簡訊發(fā)送訊號(hào)；以及訊息收發(fā)模組，用以在接收到催簽簡訊發(fā)送訊號(hào)時(shí)，根據(jù)電子表單的內(nèi)容生成催簽簡訊，并從人事資料庫取得相應(yīng)簽核單位主管的移動(dòng)電話號(hào)碼，進(jìn)而以資料封包形式將會(huì)簽簡訊和移動(dòng)電話號(hào)碼傳送給短訊服務(wù)中心(SM-SC)。
并且，其可具有郵件收發(fā)模組，用以根據(jù)電子表單的內(nèi)容生成會(huì)簽郵件，并依據(jù)簽核單位主管從人事資料庫取得相應(yīng)的郵件位址，進(jìn)而依據(jù)郵件位址發(fā)送會(huì)簽郵件給簽核單位主管進(jìn)行簽核工作。
再者，該傳簽管控模組還可對(duì)電子表單的進(jìn)度進(jìn)行更新及監(jiān)控，藉以提供使用者可隨時(shí)掌握簽核狀態(tài)。
在此，該終端裝置可為個(gè)人電腦(personal computer；PC)、筆記型電腦(notebook；NB)或工作站(workstation)等。移動(dòng)裝置可為移動(dòng)電話(mobile phone)、個(gè)人數(shù)位助理(personal digital assistant；PDA)或智慧型手機(jī)(smart phone)等。
借由上述技術(shù)方案，本發(fā)明電子化簽核系統(tǒng)及其移動(dòng)式催簽方法至少具有下列優(yōu)點(diǎn)本發(fā)明提供了一種新的電子化簽核系統(tǒng)及簽核流程，解決了業(yè)界急待解決的問題，可以進(jìn)一步提升簽核檔的時(shí)效性，進(jìn)而能夠有效地改善企業(yè)簽核流程及工作效率，使得企業(yè)能夠真正享受到辦公室作業(yè)流程電子化所帶來的便利及其利益，非常適于實(shí)用。
綜上所述，本發(fā)明是關(guān)于一種電子化簽核系統(tǒng)及其移動(dòng)式催簽方法，是一種電子化簽核系統(tǒng)的移動(dòng)式催簽?zāi)＝M及其方法，用以通知簽核單位主管對(duì)電子表單進(jìn)行簽核動(dòng)作，該電子化簽核系統(tǒng)的移動(dòng)式催簽方法，包括有下列步驟根據(jù)電子表單的內(nèi)容生成催簽簡訊；依據(jù)簽核單位主管從人事資料庫取得相應(yīng)簽核單位主管的移動(dòng)電話號(hào)碼；連接短訊服務(wù)中心(SM-SC)；以及通過短訊服務(wù)中心將催簽簡訊傳送至相應(yīng)簽核單位主管的移動(dòng)電話號(hào)碼的移動(dòng)裝置，以通知簽核單位主管執(zhí)行簽核動(dòng)作。本發(fā)明可以進(jìn)一步提升簽核檔的時(shí)效性，進(jìn)而能夠有效地改善企業(yè)簽核流程及工作效率。其具有上述諸多的優(yōu)點(diǎn)及實(shí)用價(jià)值，不論在產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、方法或功能上皆有較大改進(jìn)，在技術(shù)上有較大進(jìn)步，并產(chǎn)生了好用及實(shí)用的效果，且較現(xiàn)有的簽核系統(tǒng)及方法具有增進(jìn)的功效，從而更加適于實(shí)用，而具有產(chǎn)業(yè)的廣泛利用價(jià)值，誠為一新穎、進(jìn)步、實(shí)用的新設(shè)計(jì)。
上述說明僅是本發(fā)明技術(shù)方案的概述，為了能夠更清楚了解本發(fā)明的技術(shù)手段，而可依照說明書的內(nèi)容予以實(shí)施，并且為了讓本發(fā)明的上述和其他目的、特征和優(yōu)點(diǎn)能夠更明顯易懂，以下特舉較佳實(shí)施例，并配合附圖，詳細(xì)說明如下。


圖1A、圖1B是根據(jù)本發(fā)明一實(shí)施例的電子化檔管理系統(tǒng)的示意圖。
圖2A、圖2B是應(yīng)用根據(jù)本發(fā)明一實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法的電子化檔管理方法的流程圖。
圖3A是在根據(jù)本發(fā)明一實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法中，步驟470的一實(shí)施例的流程圖。
圖3B是在根據(jù)本發(fā)明一實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法中，步驟470的另一實(shí)施例的流程圖。
圖4是在根據(jù)本發(fā)明一實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法中，步驟510的一實(shí)施例的流程圖。
圖5A、圖5B是應(yīng)用根據(jù)本發(fā)明另一實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法的電子化檔管理方法的部份流程圖。
圖6是應(yīng)用根據(jù)本發(fā)明又一實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法的電子化檔管理方法的部份流程圖。
100電子化檔管理系統(tǒng) 120認(rèn)證平臺(tái)140人事資料庫 160表單管理模組170表單資料庫 180申請(qǐng)流程模組200電子化簽核系統(tǒng) 210傳簽執(zhí)行模組220簽核資料庫 230郵件收發(fā)模組240移動(dòng)式催簽?zāi)＝M 250傳簽管控模組260訊息收發(fā)模組 300網(wǎng)路系統(tǒng)310終端裝置 320短訊服務(wù)中心330移動(dòng)裝置具體實(shí)施方式
為更進(jìn)一步闡述本發(fā)明為達(dá)成預(yù)定發(fā)明目的所采取的技術(shù)手段及功效，以下結(jié)合附圖及較佳實(shí)施例，對(duì)依據(jù)本發(fā)明提出的電子化簽核系統(tǒng)及其移動(dòng)式催簽方法其具體實(shí)施方式
、結(jié)構(gòu)、方法、步驟、特征及其功效，詳細(xì)說明如后。
請(qǐng)參閱圖1A、圖1B以及圖2A、圖2B所示，圖1A、圖1B是顯示根據(jù)本發(fā)明一實(shí)施例的電子化檔管理系統(tǒng)，圖2A、圖2B是顯示應(yīng)用根據(jù)本發(fā)明一實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法的電子化檔管理方法。
首先請(qǐng)參閱圖1A、圖1B所示，本發(fā)明一實(shí)施例的電子化檔管理系統(tǒng)100，包括有認(rèn)證平臺(tái)120、人事資料庫140、表單管理模組160以及電子化簽核系統(tǒng)200，在此，其中該表單管理模組160，包括有表單資料庫170和申請(qǐng)流程模組180。
該電子化簽核系統(tǒng)200，包括有傳簽執(zhí)行模組210、簽核資料庫220、郵件收發(fā)模組230以及移動(dòng)式催簽?zāi)＝M240。
該移動(dòng)式催簽?zāi)＝M240，包括有傳簽管控模組250和訊息收發(fā)模組260。
在此，該電子化檔管理系統(tǒng)100可結(jié)合網(wǎng)路系統(tǒng)300；該網(wǎng)路系統(tǒng)300，具有網(wǎng)路連結(jié)功能的多個(gè)終端裝置310、短訊服務(wù)中心(short message service center；SM-SC)320以及多個(gè)移動(dòng)裝置330，其中，該終端裝置310和短訊服務(wù)中心320分別通過網(wǎng)路與該電子化檔管理系統(tǒng)100相連結(jié)，而該移動(dòng)裝置330則藉由短訊服務(wù)中心320而該電子化檔管理系統(tǒng)100。
并且，該表單資料庫170、簽核資料庫220和人事資料庫140，可以為關(guān)聯(lián)式資料庫。通過該關(guān)聯(lián)式資料庫的建立，該電子化檔管理系統(tǒng)100可快速地搜尋到相對(duì)應(yīng)的資料。
請(qǐng)?jiān)俳Y(jié)合參閱圖2A、圖2B所示，是顯示應(yīng)用根據(jù)本發(fā)明一實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法的電子化檔管理方法，其中圖2A和圖2B是以步驟A連結(jié)。應(yīng)用于本實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法的該電子化檔管理方法，其主要包括以下步驟在此，使用者可以藉由終端裝置310通過網(wǎng)路系統(tǒng)300而進(jìn)入該電子化檔管理系統(tǒng)100(步驟410)。
電子化檔管理系統(tǒng)100中的認(rèn)證平臺(tái)120(請(qǐng)結(jié)合參閱圖1A、圖1B所示)會(huì)對(duì)使用者進(jìn)行身份辨識(shí)，也就是說，該認(rèn)證平臺(tái)120根據(jù)使用者所輸入的身份辨識(shí)資料至人事資料庫140中搜尋相應(yīng)該身份辨識(shí)資料的人事資料，據(jù)以判斷使用者許可權(quán)(步驟420)，其中，當(dāng)該使用者具有相對(duì)應(yīng)的使用權(quán)限時(shí)，才可繼續(xù)執(zhí)行后續(xù)動(dòng)作，若不具有相對(duì)應(yīng)的使用者許可權(quán)時(shí)則結(jié)束流程步驟。
隨后，表單管理模組160中的申請(qǐng)流程模組180可以從表單資料庫170中檢索出至少一功能選項(xiàng)的畫面資訊，并傳送至終端裝置310，以供使用者利用該終端裝置310進(jìn)行功能選項(xiàng)的選擇(步驟430)。然后，申請(qǐng)流程模組180再根據(jù)使用者選擇的功能選項(xiàng)，從表單資料庫170中檢索出相應(yīng)于該功能選項(xiàng)的電子表單資料，并據(jù)以生成對(duì)應(yīng)該功能選項(xiàng)的電子表單畫面資訊，進(jìn)而傳送至終端裝置310，以供使用者可以依據(jù)電子表單畫面資訊輸入相關(guān)申請(qǐng)資料或資料(步驟440)，進(jìn)而藉由輸入的相關(guān)申請(qǐng)資料或資料建立電子表單并儲(chǔ)存于表單資料庫170中(步驟450)。
接著，傳簽執(zhí)行模組210根據(jù)電子表單的內(nèi)容從簽核資料庫220中搜尋出簽核流程資料，其包括對(duì)應(yīng)的簽核單位及其主管資料(步驟460)，并將該電子表單依序傳送給簽核單位主管，以供簽核單位主管可以利用終端裝置310通過網(wǎng)路進(jìn)入該電子化檔管理系統(tǒng)100進(jìn)行簽核(步驟470，結(jié)合參閱圖2B所示)。
舉例來說，當(dāng)傳簽執(zhí)行模組210取得對(duì)應(yīng)電子表單的內(nèi)容的簽核單位及其主管資料后，隨即依據(jù)資料內(nèi)容將該電子表單傳送至相關(guān)的簽核單位主管，以進(jìn)行簽核；在簽核單位主管在簽核工作完成后，傳簽執(zhí)行模組210會(huì)確認(rèn)回傳訊息，當(dāng)為授權(quán)時(shí)，傳簽執(zhí)行模組210則依據(jù)簽核單位及其主管資料將電子表單傳送至下一位元簽核單位主管供其進(jìn)行簽核工作，依此類推直至簽核工作完成。在此，需要特別說明的是，該傳簽執(zhí)行模組210的傳簽?zāi)Ｊ讲⒎窍薅ㄓ趦H有一固定的先后順序的簽核流程，其亦可為多向平行模式，以同時(shí)進(jìn)行傳簽工作。
請(qǐng)參閱圖3A所示，是在根據(jù)本發(fā)明一實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法中，步驟470的一實(shí)施例的流程圖。其中，傳簽執(zhí)行模組210決定好電子表單的簽核流程后，可產(chǎn)生會(huì)簽郵件發(fā)送訊號(hào)，以致使郵件收發(fā)模組230根據(jù)電子表單內(nèi)容生成會(huì)簽郵件(步驟472)，并依據(jù)簽核單位主管從人事資料庫140取得相應(yīng)該簽核單位主管的郵件位元址(步驟474)，然后通過網(wǎng)路將會(huì)簽郵件依據(jù)取得的郵件位址發(fā)送至簽核單位主管(步驟476)，以通知簽核單位主管利用終端裝置310連結(jié)網(wǎng)路而登入該電子化檔管理系統(tǒng)100執(zhí)行簽核工作(步驟478)。
請(qǐng)參閱圖3B所示，是在根據(jù)本發(fā)明一實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法中，步驟470的另一實(shí)施例的流程圖。其中，其不同之處在于，在會(huì)簽郵件中可以依據(jù)電子表單內(nèi)容敘明表單編號(hào)、表單級(jí)別、表單主旨和簽核時(shí)限，并提供超連結(jié)功能，因此簽核單位主管可以直接點(diǎn)選該簽核連結(jié)功能而聯(lián)結(jié)至電子化檔管理系統(tǒng)100，藉以進(jìn)行簽核工作(步驟479)。
請(qǐng)?jiān)賲㈤唸D2B，并結(jié)合參閱圖1A、圖1B所示，在進(jìn)行簽核時(shí)，傳簽管控模組250根據(jù)簽核時(shí)限進(jìn)行該電子表單的時(shí)效管控，以確認(rèn)傳簽執(zhí)行模組210是否有接收到相應(yīng)被簽核的電子表單的回傳訊息，即確認(rèn)電子表單的簽核狀態(tài)是否為已簽核(步驟480)，并確認(rèn)是否逾簽核時(shí)限(步驟490)；若在逾該簽核時(shí)限，簽核單位主管仍未進(jìn)行簽核動(dòng)作時(shí)，即傳簽執(zhí)行模組210仍未接收到相應(yīng)被簽核的電子表單的回傳訊息，該傳簽管控模組250會(huì)產(chǎn)生催簽簡訊發(fā)送訊號(hào)，以致使訊息收發(fā)模組260根據(jù)電子表單內(nèi)容生成催簽簡訊，并依據(jù)簽核單位主管從人事資料庫140取得相應(yīng)該簽核單位主管的移動(dòng)電話號(hào)碼(步驟500)；然后，訊息收發(fā)模組260通過網(wǎng)路連接至短訊服務(wù)中心320(short message service center；SM-SC)，藉以將催簽簡訊傳送至相應(yīng)簽核單位主管的移動(dòng)電話號(hào)碼的移動(dòng)裝置330，以通知簽核單位主管盡速執(zhí)行簽核工作(步驟510)，進(jìn)而提升簽核文件的時(shí)效性。其中，在催簽簡訊中可以依據(jù)電子表單內(nèi)容敘明表單編號(hào)、表單級(jí)別、表單主旨和簽核時(shí)限。
請(qǐng)參閱圖4所示，是在根據(jù)本發(fā)明一實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法中，步驟510的一實(shí)施例的流程圖，并請(qǐng)結(jié)合參閱圖1A、圖1B所示，舉例來說，當(dāng)傳簽管控模組250要求訊息收發(fā)模組260發(fā)送催簽簡訊給簽核單位主管時(shí)，訊息收發(fā)模組260可以依據(jù)簽核單位主管從人事資料庫140取得相應(yīng)該簽核單位主管的移動(dòng)電話號(hào)碼，然后從電子表單內(nèi)容中取得該電子表單的表單編號(hào)、表單級(jí)別、表單主旨和簽核時(shí)限等資料，據(jù)以形成催簽簡訊(步驟500)，并通過網(wǎng)路將相應(yīng)于該催簽簡訊和移動(dòng)電話號(hào)碼的資料封包傳送至短訊服務(wù)中心320(步驟512)，然后再由短訊服務(wù)中心320根據(jù)該資料封包以短訊伺服器協(xié)定將催簽簡訊傳送至簽核單位主管的移動(dòng)裝置330，藉以通知簽核單位主管盡速執(zhí)行簽核工作(步驟514)。在此，簽核單位主管可以通過其移動(dòng)裝置330所接收到的催簽簡訊內(nèi)容先行了解欲簽核的電子表單的內(nèi)容及重要性，在執(zhí)行簽核工作時(shí)即可根據(jù)催簽簡訊內(nèi)容中的表單編號(hào)快速地進(jìn)行簽核。
請(qǐng)?jiān)賲㈤唸D5A、圖5B所示(其中，圖5A與圖5A以步驟B和步驟C，且圖5A可以步驟A連結(jié)圖2A)，是應(yīng)用根據(jù)本發(fā)明的另一實(shí)施例的移動(dòng)式催簽方法的電子化檔管理方法的部份流程圖，并請(qǐng)同時(shí)結(jié)合參閱圖1A、圖1B所示，然而，該傳簽管控模組250亦可同時(shí)產(chǎn)生催簽郵件發(fā)送訊號(hào)，以致使郵件收發(fā)模組230根據(jù)電子表單內(nèi)容或會(huì)簽郵件生成催簽郵件(步驟510)，并依據(jù)簽核單位主管從人事資料庫140取得相應(yīng)該簽核單位主管的郵件位元址(步驟520)，然后通過網(wǎng)路將催簽郵件發(fā)送給逾時(shí)的簽核單位主管，以通知簽核單位主管盡速簽核(步驟476)。
請(qǐng)?jiān)賲㈤唸D6所示(其中，圖6可以步驟A連結(jié)圖2A)，同時(shí)，傳簽管控模組250則根據(jù)傳簽執(zhí)行模組210的傳簽進(jìn)度，對(duì)電子表單的進(jìn)度進(jìn)行更新及監(jiān)控，藉以提供使用者可隨時(shí)掌握簽核狀態(tài)(步驟540)。換言之，傳簽執(zhí)行模組210在確認(rèn)回傳訊息后，會(huì)將該簽核內(nèi)容提供給傳簽管控模組250，以更新簽核進(jìn)度，即將簽核內(nèi)容及進(jìn)度儲(chǔ)存于表單資料庫170中。
在此，該終端裝置可為個(gè)人電腦(personal computer；PC)、筆記型電腦(notebook；NB)或工作站(workstation)等。該移動(dòng)裝置可為移動(dòng)電話(mobile phone)、個(gè)人數(shù)位助理(personal digital assistant；PDA)或智慧型手機(jī)(smart phone)等。
以上所述，僅是本發(fā)明的較佳實(shí)施例而已，并非對(duì)本發(fā)明作任何形式上的限制，雖然本發(fā)明已以較佳實(shí)施例揭露如上，然而并非用以限定本發(fā)明，任何熟悉本專業(yè)的技術(shù)人員，在不脫離本發(fā)明技術(shù)方案范圍內(nèi)，當(dāng)可利用上述揭示的方法及技術(shù)內(nèi)容作出些許的更動(dòng)或修飾為等同變化的等效實(shí)施例，但是凡是未脫離本發(fā)明技術(shù)方案的內(nèi)容，依據(jù)本發(fā)明的技術(shù)實(shí)質(zhì)對(duì)以上實(shí)施例所作的任何簡單修改、等同變化與修飾，均仍屬于本發(fā)明技術(shù)方案的范圍內(nèi)。
權(quán)利要求
1.一種移動(dòng)式催簽方法，用以通知至少一簽核單位主管對(duì)一電子表單進(jìn)行一簽核動(dòng)作，其特征在于其包括以下步驟根據(jù)該電子表單的內(nèi)容生成一催簽簡訊，并依據(jù)該簽核單位主管從一人事資料庫取得相應(yīng)該簽核單位主管的至少一移動(dòng)電話號(hào)碼；連接一短訊服務(wù)中心(SM-SC)；以及通過該短訊服務(wù)中心將該催簽簡訊傳送至相應(yīng)該移動(dòng)電話號(hào)碼的至少一移動(dòng)裝置，以通知該簽核單位主管執(zhí)行該簽核動(dòng)作。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的移動(dòng)式催簽方法，其特征在于其更包括有下列步驟在該連接一短訊服務(wù)中心的步驟后，將相應(yīng)于該催簽簡訊和該移動(dòng)電話號(hào)碼的一資料封包傳送至該短訊服務(wù)中心；其中該通過該短訊服務(wù)中心將該催簽簡訊傳送至相應(yīng)該移動(dòng)電話號(hào)碼的至少一移動(dòng)裝置的步驟，包括有下列步驟由該短訊服務(wù)中心根據(jù)該資料封包以一短訊伺服器協(xié)定將該催簽簡訊傳送至該簽核單位主管的該移動(dòng)裝置。
3.根據(jù)權(quán)利要求1所述的移動(dòng)式催簽方法，其特征在于其更包括有下列步驟根據(jù)該電子表單的內(nèi)容生成一催簽郵件；依據(jù)該簽核單位主管從該人事資料庫取得相應(yīng)的至少一郵件位址；以及依據(jù)該郵件位址發(fā)送該催簽郵件。
4.根據(jù)權(quán)利要求1所述的移動(dòng)式催簽方法，其特征在于其更包括有下列步驟確認(rèn)該電子表單的簽核時(shí)限，其中當(dāng)逾該簽核時(shí)限時(shí)，接續(xù)執(zhí)行該根據(jù)該電子表單的內(nèi)容生成一催簽簡訊的步驟。
5.根據(jù)權(quán)利要求4所述的移動(dòng)式催簽方法，其特征在于其更包括有下列步驟根據(jù)該電子表單的內(nèi)容取得相應(yīng)該電子表單的一簽核流程資料，其中該簽核流程資料包括有該簽核單位主管；確認(rèn)該電子表單的簽核狀態(tài)；以及當(dāng)該電子表單的該簽核狀態(tài)為未簽核時(shí)，執(zhí)行該確認(rèn)該電子表單的簽核時(shí)限的步驟。
6.根據(jù)權(quán)利要求5所述的移動(dòng)式催簽方法，其特征在于其更包括有下列步驟在該確認(rèn)該電子表單的簽核狀態(tài)的步驟前，根據(jù)該電子表單的內(nèi)容生成一會(huì)簽郵件；依據(jù)該簽核單位主管從該人事資料庫取得相應(yīng)的至少一郵件位址；以及依據(jù)該郵件位址發(fā)送該會(huì)簽郵件。
7.根據(jù)權(quán)利要求1所述的移動(dòng)式催簽方法，其特征在于其更包括有下列步驟更新該電子表單的簽核進(jìn)度。
8.一種電子化簽核系統(tǒng)，用以提供一電子表單給至少一簽核單位主管進(jìn)行一簽核動(dòng)作，其中該電子表單的內(nèi)容包括有一簽核時(shí)限，其特征在于該電子化簽核系統(tǒng)包括有一人事資料庫，用以儲(chǔ)存相應(yīng)該簽核單位主管的至少一郵件位址及至少一移動(dòng)電話；一簽核資料庫，用以儲(chǔ)存至少一簽核流程資料，其中每一該簽核流程資料包括有至少一該簽核單位主管；一傳簽執(zhí)行模組，用以根據(jù)該電子表單的內(nèi)容從該取得相應(yīng)該電子表單的該簽核流程資料；一傳簽管控模組，是用以偵測回傳至該傳簽執(zhí)行模組的一回傳訊息及該簽核時(shí)限，并且當(dāng)該傳簽執(zhí)行模組未接收到該回傳訊息且逾該簽核時(shí)限時(shí)，產(chǎn)生一催簽簡訊發(fā)送訊號(hào)；以及一訊息收發(fā)模組，用以在接收到該催簽簡訊發(fā)送訊號(hào)時(shí)，根據(jù)該電子表單的內(nèi)容生成一催簽簡訊，從該人事資料庫取得相應(yīng)該簽核單位主管的該移動(dòng)電話號(hào)碼，并以資料封包形式將該會(huì)簽簡訊和該移動(dòng)電話號(hào)碼傳送至一短訊服務(wù)中心(SM-SC)。
9.根據(jù)權(quán)利要求8所述的電子化簽核系統(tǒng)，其特征在于其更包括有一郵件收發(fā)模組，用以根據(jù)該電子表單的內(nèi)容生成一會(huì)簽郵件，依據(jù)該簽核單位主管從該人事資料庫取得相應(yīng)的該郵件位址，并依據(jù)該郵件位址發(fā)送該會(huì)簽郵件。
10.根據(jù)權(quán)利要求8所述的電子化簽核系統(tǒng)，其特征在于其中所述的傳簽管控模組用以更新該電子表單的進(jìn)度。
全文摘要
本發(fā)明是有關(guān)于一種電子化簽核系統(tǒng)及其移動(dòng)式催簽方法，是一種電子化簽核系統(tǒng)的移動(dòng)式催簽?zāi)＝M及其方法，用以通知簽核單位主管對(duì)電子表單進(jìn)行簽核動(dòng)作。該電子化簽核系統(tǒng)的移動(dòng)式催簽方法包括下列步驟根據(jù)電子表單內(nèi)容生成催簽簡訊；依據(jù)簽核單位主管從人事資料庫取得相應(yīng)簽核單位主管的移動(dòng)電話號(hào)碼；連接短訊服務(wù)中心；以及通過短訊服務(wù)中心將催簽簡訊傳送至相應(yīng)簽核單位主管的移動(dòng)電話號(hào)碼的移動(dòng)裝置，以通知簽核單位主管執(zhí)行簽核動(dòng)作。該電子化簽核系統(tǒng)包括一人事資料庫、一簽核資料庫、一傳簽執(zhí)行模組、一傳簽管控模組以及一訊息收發(fā)模組。本發(fā)明可以進(jìn)一步提升簽核檔的時(shí)效性，進(jìn)而能夠有效改善企業(yè)簽核流程及工作效率，非常適于實(shí)用。
文檔編號(hào)G06Q10/00GK1991880SQ200510135958
公開日2007年7月4日 申請(qǐng)日期2005年12月29日 優(yōu)先權(quán)日2005年12月29日
發(fā)明者張有權(quán), 賴昌卿, 許亞焄, 蔡淑芬 申請(qǐng)人:英業(yè)達(dá)股份有限公司