一種檔案信息檢索及利用電子化的實現(xiàn)方法
【技術(shù)領(lǐng)域】
[0001]本發(fā)明涉及一種文檔管理的方法，具體地說，涉及一種檔案信息檢索及利用電子化的實現(xiàn)方法，屬于檔案管理技術(shù)領(lǐng)域。
【背景技術(shù)】
[0002]“大數(shù)據(jù)”這個詞匯相信大家已經(jīng)不再陌生，身邊隨處可以見到的都是大數(shù)據(jù)給生活帶來的影響。全球數(shù)據(jù)信息量呈指數(shù)式爆炸增長之勢。大數(shù)據(jù)信息量急增，將主要來自于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如文檔圖像、語音數(shù)據(jù)、視頻的文字信息自動識別采集，特別是對各企業(yè)及機構(gòu)大量擁有的紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)的文字信息化。
[0003]百度的未來十大發(fā)展戰(zhàn)略中的首要戰(zhàn)略就是將要識別搜索各類圖像和語音，科大訊飛的語音識別搜索快速普及，都預(yù)示做下階段大數(shù)據(jù)的發(fā)展大方向。
[0004]紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)(DMS)通過掃描或拍照各類紙質(zhì)文檔(合同、財務(wù)單據(jù)、人事檔案等)、安全壓縮存儲、文字識別(0CR)、檢索圖文、美化圖像、多平臺共享、文件審批、分析挖掘數(shù)據(jù)等實現(xiàn)對紙質(zhì)文檔的強大高效管理。各類企業(yè)都有紙質(zhì)文檔的高效管理需求，特別是如銀行、保險、工商、稅務(wù)、法院、圖書館等大公司大機構(gòu)更有極大量的紙質(zhì)文檔需要高效檢索管理及安全存儲。
[0005]目前，檔案的利用一直是存在的難題，很多因為檔案管理的不規(guī)范導(dǎo)致查找利用困難，檔案利用效率不高的問題，隨著時間的推移，因人員調(diào)整、行政區(qū)劃撤并、管理不善等原因，部分歷史檔案陳舊、損毀，甚至遺失，檔案管理工作變得異常被動，嚴(yán)重影響了機構(gòu)的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量。

【發(fā)明內(nèi)容】

[0006]本發(fā)明要解決的技術(shù)問題是針對上述不足，提供一種檔案信息檢索及利用電子化的實現(xiàn)方法，該方法解決了如下問題:
1:紙質(zhì)檔案文字利用檢索困難，手動查詢效率低下；
2:紙質(zhì)檔案借閱利用難；
3:業(yè)務(wù)對應(yīng)文件圖片關(guān)鍵字檢索人工識別。
[0007]為解決上述問題，本發(fā)明采用以下技術(shù)方案:
一種檔案信息檢索及利用電子化的實現(xiàn)方法，所述實現(xiàn)方法利用系統(tǒng)的O C R識別功能，對圖片上的文字或個人簽名，全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫有效對接并存儲，實現(xiàn)了對圖片等數(shù)據(jù)的百度式毫秒級云搜索。
[0008]所述實現(xiàn)方法包括以下步驟:
所述實現(xiàn)方法開始于步驟SlOl，進入步驟S102;
在步驟S102，檔案信息利用，有查詢文件信息，檔案信息，業(yè)務(wù)信息時，若對檢索條件比較精確點擊條件檢索模塊按鈕，當(dāng)檢索關(guān)鍵字非常少，或關(guān)鍵字并不在選擇條目中時，點擊云搜索按鈕，分別進入步驟S103和步驟S104。
[0009]所述實現(xiàn)方法包括步驟S103，在步驟S103，模糊查詢:云檢索，適用于檢索條件沒有內(nèi)置選項，只能手動輸入的情況；
在步驟S104，精準(zhǔn)查詢:條件檢索，適用于檢索條件有內(nèi)置選項且可以選擇的情況。
[0010]所述實現(xiàn)方法還包括以下步驟:
步驟S106，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件信息案卷信息全部記錄，在此之前，需要做好步驟S105，系統(tǒng)類似百度毫級搜索檢索出全部信息，進入步驟S107。
[0011]所述實現(xiàn)方法還包括以下步驟:
步驟S107，檢驗是否需要借閱檔案，分別進入步驟S109和步驟SI 10;
在步驟S109，紙質(zhì)檔案借閱申請審批，進入步驟S109，需要做好步驟S108，記錄檔案借閱詳細信息，并可生成詳細借閱單，步驟S109后進入步驟Slll;
在步驟S110，電子檔案借閱申請，進入步驟S111 ；
在步驟S111，申請審核，進入步驟S112。
[0012]系統(tǒng)支持四種類型的檔案利用，分別是:紙質(zhì)檔案借閱，紙質(zhì)檔案查閱，復(fù)印件借閱，電子檔案借閱，根據(jù)借閱的類型不同，審批和提取的檔案的過程不同，但通用的流程是所有的借閱都要經(jīng)過申請審批，都會形成借閱日志。
[0013]所述實現(xiàn)方法還包括以下步驟:
步驟SI 12，檔案查看，進入步驟SI 13;
在步驟S113，檢驗是否超期，如果是，進入步驟S114，如果否，則進入步驟S115。
[0014]所述實現(xiàn)方法還包括以下步驟:
在步驟S114，延期登記，結(jié)束；
在步驟SI 15，檔案歸還，進入步驟SI 16;
在步驟S116，確認(rèn)歸還，管理員在代辦事項中對檔案歸還進行登記，結(jié)束。
[0015]云檢索在系統(tǒng)的進入主菜單，檢索出的結(jié)果是:業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，OCR識別文字上的關(guān)鍵字并進行顏色標(biāo)注顯示，文件信息，每筆業(yè)務(wù)對應(yīng)的文件照片可以查看，案卷信息，每筆業(yè)務(wù)對應(yīng)的文件照片可以查看。
[0016]根據(jù)需求進行條件檢索，選擇要借閱或者查閱的檔案類型。
[0017]條件檢索檢索出的結(jié)果是:
1:案卷信息，要查看的案卷信息在檔案借閱申請通過后，檔案查看中的模塊中該筆檔案會顯示其文件信息和對應(yīng)的拍照的電子圖像；
2:文件信息，要查看的業(yè)務(wù)信息在檔案借閱申請通過后，檔案查看中的模塊中該筆檔案會顯示其文件信息和對應(yīng)的拍照的電子圖像。
[0018]本發(fā)明采用以上技術(shù)方案，與現(xiàn)有技術(shù)性比，具有以下優(yōu)點:
系統(tǒng)的O C R識別功能，對圖片上的文字或個人簽名，轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息存儲在數(shù)據(jù)庫中，把以前原有紙質(zhì)檔案資料，全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫有效對接并存儲，實現(xiàn)了對圖片等數(shù)據(jù)的百度式毫秒級云搜索，用戶在查找文檔材料時，只要輸入一個關(guān)鍵詞，就能找到相關(guān)電子檔案文件，對文件中檢索出的關(guān)鍵字進行不同顏色的標(biāo)注，并獲知紙質(zhì)檔案對應(yīng)存儲實際位置，從而更加方便快捷、更加省時省力，效率提高95%以上。
[0019]本發(fā)明1:支持多種關(guān)鍵字對檔案的查詢。
[0020]2:支持對某一個關(guān)鍵字業(yè)務(wù)信息和檔案信息的檢索。
[0021]3:支持不同類型的檔案借閱，支持:
A:紙質(zhì)檔案借閱
B:紙質(zhì)檔案查閱 C:電子檔案借閱 D:復(fù)印件借閱
四種類型的檔案借閱，對不能帶離現(xiàn)場的重要檔案，可以查閱或者復(fù)印，對于遠程不能現(xiàn)場查看紙質(zhì)檔案的情況，可以為其分配賬號權(quán)限進行遠程電子檔案查看。
[0022]下面結(jié)合附圖和實施例對本發(fā)明做進一步說明。
【附圖說明】
[0023]附圖1為本發(fā)明實施例中一種檔案信息檢索及利用電子化的實現(xiàn)方法的流程示意圖。
【具體實施方式】
[0024]實施例，如圖1中所示:一種檔案信息檢索及利用電子化的實現(xiàn)方法，所述實現(xiàn)方法利用系統(tǒng)的O C R識別功能，對圖片上的文字或個人簽名，全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫有效對接并存儲，實現(xiàn)了對圖片等數(shù)據(jù)的百度式毫秒級云搜索。
[0025]所述實現(xiàn)方法開始于步驟SlOl，進入步驟