專利名稱：文檔管理系統(tǒng)和方法、文檔銷毀管理系統(tǒng)和方法
技術(shù)領(lǐng)域：
本發(fā)明涉及適于在文檔管理時使用的文檔管理系統(tǒng)、文檔銷毀管理系統(tǒng)、文檔管理方法和文檔銷毀管理方法。
背景技術(shù)：
通常，在公司的辦公室中或諸如市政廳的公立組織中要處理應(yīng)該對特定部門之外的人或公司之外的人保守秘密的許多秘密文檔。為了防止泄露給第三方，在嚴(yán)格的管理下保持存儲這些秘密文檔的原件。另一方面，用粉碎機(jī)銷毀不再需要的秘密文檔。
在許多情況下，對與賬務(wù)(賬單、收據(jù)、賬戶聲明等)相關(guān)的秘密文檔指定強(qiáng)制存儲期。因此，在通過粉碎來銷毀秘密文檔之前，負(fù)責(zé)人需要使用原件的登記薄來確認(rèn)銷毀他或她打算銷毀的秘密文檔確實是適當(dāng)?shù)摹?br> 然而，在銷毀大量秘密文檔的情況下，在逐個檢查它們各自的存儲期的同時銷毀秘密文檔的工作是非常麻煩的并且花費較長時間。此外，存在這樣的風(fēng)險，即，由于人為的檢查錯誤而使存儲期還未過期的秘密文檔被錯誤地廢棄。
因此，日本專利申請公報JP 2002-368966A公開了一種具有粉碎機(jī)功能的掃描儀，該掃描儀配備有圖像讀取單元，用于讀取文檔；圖像存儲裝置，用于存儲所讀取的圖像數(shù)據(jù)；圖像數(shù)據(jù)保存裝置，用于保存所存儲的圖像數(shù)據(jù)；和粉碎裝置，用于在保存了文檔的圖像數(shù)據(jù)之后將該文檔粉碎。該設(shè)備使得即使在秘密文檔的存儲期還未過期時就錯誤地廢棄了該秘密文檔的情況下也可以將該秘密文檔的圖像以電子數(shù)據(jù)的形式保存在存儲器中。
日本專利申請公報JP 2005-190365A公開了一種輸出文檔管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)通過將與印刷文檔相對應(yīng)的文檔ID、用于識別印刷紙張的紙張ID、以及所印刷紙張的數(shù)量登記在數(shù)據(jù)庫中，來管理印刷文檔的歷史。在該專利文獻(xiàn)的發(fā)明中，具體地，當(dāng)用打印機(jī)將文檔打印在紙張上時啟動了文檔的管理。這使得可以使用印刷紙張專用的紙張ID來全程追蹤紙質(zhì)文檔的從輸出到銷毀的歷史。此外，可以對印刷文檔設(shè)置讀取許可期。使用該特性，該專利文檔公開了一種技術(shù)提取還沒有銷毀的文檔，對從這些文檔的輸出日期開始所經(jīng)過的時間與它們的讀取許可期進(jìn)行比較，向擁有所經(jīng)過的時間長于它們的讀取許可期的秘密文檔(如果存在這樣的秘密文檔的話)的各個用戶發(fā)送通知，以催促該用戶銷毀這些秘密文檔。
另一方面，根據(jù)從2005年4月1日生效的日本電子文檔法(正式標(biāo)題為“與私有公司在文檔的存儲等方面的信息和通信技術(shù)的使用相關(guān)的法律”)，可以以電磁文檔的形式來存儲已經(jīng)以紙質(zhì)文檔形式保持存儲的賬簿和賬票(slip)。然而，有義務(wù)在取決于賬單類型的存儲期期間存儲原始紙質(zhì)文檔。例如，通常利用遍及全公司的系統(tǒng)(諸如賬簿/賬票生成系統(tǒng))來處理諸如附有收據(jù)的賬票，并請求會計部支付預(yù)付款。
使用這種系統(tǒng)，雇員可以進(jìn)行預(yù)付(公司會報銷該預(yù)付款)，隨后通過輸入必要的項目并使用收據(jù)來證實所支付的款額，而請求公司支付預(yù)付款。即，在許多情況下，通過將必要的項目輸入到系統(tǒng)中來生成并打印賬票，雇員通過將證明材料(諸如帶有所支付的款額、支付的物品、以及支付日期的收據(jù)或賬單)粘到所述賬票上來申請付款。
根據(jù)日本電子文檔法電磁地存儲文檔時，在通過粘貼諸如收據(jù)的必要材料來進(jìn)行申請的情況下，粘貼有收據(jù)的文檔是原件，而生成或提交該原件的日期應(yīng)該是存儲期的開始。因此，需要一種文檔管理系統(tǒng)，來管理以印刷文檔形式進(jìn)行存儲和管理的文檔的電子文件。
然而，以上參考文獻(xiàn)存在以下問題。
因為對于每個秘密文檔僅存在一份原件，所以即使以電子數(shù)據(jù)的形式存儲了秘密文檔的圖像，也無法再現(xiàn)該秘密文檔的原件。因此，在銷毀秘密文檔時無法省略麻煩的檢查工作。此外，無法避免由于人為的檢查錯誤而導(dǎo)致的錯誤廢棄。在通過以后粘貼諸如收據(jù)或賬單的材料來生成正式申請文檔的情況下，利用印刷文檔的印刷日期和時間的文檔管理可能是不足的。
大多數(shù)印刷文檔都是通過以下步驟生成的首先使用計算機(jī)終端生成電子文件，然后用諸如打印機(jī)的打印裝置將其打印在一張紙上。為了管理文檔的從其生成開始的生命周期，希望從生成文檔的電子文件時開始進(jìn)行管理。

發(fā)明內(nèi)容
根據(jù)本發(fā)明的一方面，提供了一種文檔管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)使用文檔管理信息來管理印刷文檔。該文檔管理系統(tǒng)包括電子文檔生成單元、時間信息獲取單元、存儲信息獲取單元、以及管理信息存儲單元。電子文檔生成單元生成電子文檔。時間信息獲取單元獲取與證明所述電子文檔生成單元生成所述電子文檔的時間相關(guān)的信息。存儲信息獲取單元獲取與印刷文檔的存儲期相關(guān)的信息，其中該印刷文檔與所述電子文檔相對應(yīng)。管理信息存儲單元存儲文檔管理信息，在該文檔管理信息中，所述電子文檔的識別信息和與所述印刷文檔的所述存儲期相關(guān)的信息相關(guān)聯(lián)。
根據(jù)該配置，基于與生成所述電子文檔的時間相關(guān)的信息，該文檔管理系統(tǒng)可以確認(rèn)與所述電子文檔相對應(yīng)的所述印刷文檔的存在以及確認(rèn)生成所述電子文檔的時間。此外，該文檔管理系統(tǒng)可以與所述電子文檔相關(guān)聯(lián)地管理與所述電子文檔相對應(yīng)的所述印刷文檔的存儲。因此，這便于與所述印刷文檔的存儲相關(guān)的管理，并使得可以對其存儲期進(jìn)行可靠的管理。
此外，與所述印刷文檔的所述存儲期相關(guān)并且由所述存儲信息獲取單元獲取的信息可以包括由所述時間信息獲取單元獲取的、與證明所述電子文檔生成單元生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的信息；以及所述印刷文檔的所述存儲期，其是根據(jù)與所述電子文檔的類型相關(guān)的信息預(yù)先確定的。
根據(jù)該配置，該文檔管理系統(tǒng)獲取并存儲與證明所述電子文檔生成了單元生成所述電子文檔的時間相關(guān)的信息、以及所述印刷文檔的所述存儲期。因此，該文檔管理系統(tǒng)可以從生成所述電子文檔開始就確切地掌握和管理與所述電子文檔相對應(yīng)的印刷文檔的存儲期或者作為與所述電子文檔相對應(yīng)的原件的印刷文檔的存儲期。
此外，與所述印刷文檔的所述存儲期相關(guān)并且由所述存儲信息獲取單元獲取的信息可以包括所述印刷文檔的存儲期限，根據(jù)以下信息來確定所述存儲期限(i)由所述時間信息獲取單元獲取的、與證明所述電子文檔生成單元生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的信息；以及(ii)所述印刷文檔的所述存儲期，其是根據(jù)與所述電子文檔的類型相關(guān)的信息預(yù)先確定的。
根據(jù)該配置，根據(jù)文檔的類型來確定所述存儲期，并且獲取所述存儲期限。因此，該文檔管理系統(tǒng)可以從生成所述電子文檔開始就確切地掌握和管理與所述電子文檔相對應(yīng)的印刷文檔的存儲期或者作為與所述電子文檔相對應(yīng)的原件的印刷文檔的存儲期。
此外，與所述印刷文檔的所述存儲期相關(guān)并且由所述存儲信息獲取單元獲取的信息可以包括(i)由所述時間信息獲取單元獲取的、與證明所述電子文檔生成單元生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的信息；以及(ii)與所述電子文檔的類型相關(guān)的信息。
根據(jù)該配置，所述管理信息存儲單元存儲有與證明生成了所述電子文檔的時間以及所述文檔的類型相關(guān)的信息。因此，該文檔管理系統(tǒng)可以基于依據(jù)該文檔類型的存儲期，確切地掌握和管理與所述電子文檔相對應(yīng)的印刷文檔的存儲期或者作為與所述電子文檔相對應(yīng)的原件的印刷文檔的存儲期。
此外，所述電子文檔生成單元可以讀取印刷文檔以生成電子文檔。
此外，所述電子文檔生成單元可以以光學(xué)方式讀取印刷文檔以生成電子文檔。
根據(jù)以上配置，即使已經(jīng)制備了原始印刷文檔，該文檔管理系統(tǒng)也可讀取所述印刷文檔以生成電子文檔，并存儲該計算機(jī)化的印刷文檔。此外，該文檔管理系統(tǒng)可以在原件被強(qiáng)制存儲的存儲期中管理所述印刷文檔和所述電子文檔。
此外，該電子文檔生成單元可以包括計算機(jī)終端。在所述計算機(jī)終端上運行的文檔創(chuàng)建程序可以執(zhí)行創(chuàng)建電子文檔的處理以生成電子文檔。
根據(jù)該配置，用計算機(jī)生成電子文檔，并且該文檔管理系統(tǒng)在管理基于所述電子文檔而印刷的文檔的過程中獲取與證明生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的信息。因此，該文檔管理系統(tǒng)可以以計算機(jī)化文件的形式存儲與這種電子文檔的時間相關(guān)信息相對應(yīng)的印刷文檔。此外，該文檔管理系統(tǒng)可以在原件被強(qiáng)制存儲的存儲期中管理所述印刷文檔和所述電子文檔。
此外，可以響應(yīng)于所述電子文檔生成單元生成了電子文檔，而獲取所述電子文檔的識別信息。
根據(jù)該配置，生成電子文檔時獲取識別信息。因此，該文檔管理系統(tǒng)例如可以使用與在憑證生成系統(tǒng)中執(zhí)行的處理相關(guān)的識別號來存儲和管理文檔。結(jié)果，該文檔管理系統(tǒng)可以更容易地管理文檔。
此外，該文檔管理系統(tǒng)還可包括提取單元和解碼單元。提取單元從由所述電子文檔生成單元從所述印刷文檔讀取的數(shù)據(jù)中提取識別碼。解碼單元將所述識別碼解碼為所述電子文檔的識別信息。
此外，該文檔管理系統(tǒng)還可包括提取單元和解碼單元。提取單元從由所述電子文檔生成單元從所述印刷文檔光學(xué)讀取的數(shù)據(jù)中提取識別碼。解碼單元將所述識別碼解碼為所述電子文檔的識別信息。
根據(jù)以上配置，因為所述識別信息被編碼，所以該文檔管理系統(tǒng)可以通過對該碼進(jìn)行解碼而獲得所述識別信息。從而，將所述印刷文檔與所述電子文檔相關(guān)聯(lián)變得容易和可靠。
此外，該文檔管理系統(tǒng)還可包括圖像特征量計算單元。所述圖像特征量計算單元計算所述電子文檔專用的摘要值。所述時間信息獲取單元將包括所計算出的所述電子文檔的摘要值的時間戳請求發(fā)送到時間戳站，以從所述時間戳站獲取時間戳，作為與證明所述電子文檔生成單元生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的信息。
根據(jù)該配置，所述圖像特征量計算單元可以計算出所述電子文檔專用的摘要值。此外，所述時間信息獲取單元可以使用所述摘要值來獲取時間戳。從而，該文檔管理系統(tǒng)可以將穩(wěn)妥地獲得的時間信息與所述電子文檔相關(guān)聯(lián)。結(jié)果，該文檔管理系統(tǒng)可以確切地管理生成所述電子文檔的時間，并且可以準(zhǔn)確可靠地管理和存儲文檔。
根據(jù)本發(fā)明的另一方面，提供了一種文檔銷毀管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括管理信息存儲單元、銷毀文檔識別信息讀取單元、銷毀信息提取單元、銷毀許可判斷單元、以及銷毀單元。管理信息存儲單元存儲有文檔管理信息，在所述文檔管理信息中電子文檔的識別信息與這樣的信息相關(guān)聯(lián)，所述信息和與所述電子文檔相對應(yīng)的印刷文檔的存儲相關(guān)并且是基于生成所述電子文檔的時間而設(shè)置的。銷毀文檔識別信息讀取單元從銷毀對象文檔讀取所述銷毀對象文檔的識別信息。銷毀信息提取單元從存儲在所述管理信息存儲單元中的所述文檔管理信息中提取這樣的信息，該信息與所述銷毀對象文檔的存儲相關(guān)并且與所述銷毀對象文檔的所述識別信息相對應(yīng)。銷毀許可判斷單元基于與所述銷毀對象文檔的存儲相關(guān)并且由所述銷毀信息提取單元提取的信息，來判斷是否允許銷毀所述銷毀對象文檔。如果所述銷毀許可判斷單元判斷為允許銷毀所述銷毀對象文檔，則所述銷毀單元將所述銷毀對象文檔銷毀。
此外，與所述銷毀對象文檔的存儲相關(guān)的信息可以包括所述銷毀對象文檔的存儲期、所述銷毀對象文檔的存儲期限、以及所述銷毀對象文檔的銷毀許可日期中的至少一個。
根據(jù)這些配置，該文檔銷毀管理系統(tǒng)使用與證明生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的信息來存儲和管理印刷文檔。從而，該文檔銷毀管理系統(tǒng)可以以計算機(jī)化文件的形式存儲與所述電子文檔相對應(yīng)的印刷文檔。此外，該文檔銷毀管理系統(tǒng)可以可靠地進(jìn)行與銷毀相關(guān)的判斷。結(jié)果，可以避免錯誤的與銷毀相關(guān)的操作，例如錯誤地廢棄應(yīng)該保存的文檔、以及沒有銷毀應(yīng)該被銷毀的文檔。
根據(jù)本發(fā)明的又一方面，提供了一種文檔管理方法，該方法包括以下步驟生成電子文檔；獲取與證明生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的信息；獲取與和所述電子文檔相對應(yīng)的印刷文檔的存儲期相關(guān)的信息；存儲文檔管理信息，在該文檔管理信息中，所述電子文檔的識別信息和與所述印刷文檔的所述存儲期相關(guān)的信息相關(guān)聯(lián)；以及使用所述文檔管理信息管理所述電子文檔或所述印刷文檔，所述印刷文檔是印刷的電子文檔。
根據(jù)本發(fā)明的又一方面，提供了一種文檔銷毀管理方法，該方法包括以下步驟存儲文檔管理信息，在所述文檔管理信息中電子文檔的識別信息與這樣的信息相關(guān)聯(lián)，所述信息和與所述電子文檔相對應(yīng)的印刷文檔的存儲相關(guān)并且是基于生成所述電子文檔的時間而設(shè)置的；從銷毀對象文檔中讀取所述銷毀對象文檔的識別信息；從所存儲的文檔管理信息中提取這樣的信息，該信息與所述銷毀對象文檔的存儲相關(guān)并且與所述銷毀對象文檔的所述識別信息相對應(yīng)；基于與所述銷毀對象文檔的存儲相關(guān)的所提取的信息，來判斷是否允許銷毀所述銷毀對象文檔；以及如果判斷為允許銷毀所述銷毀對象文檔，則將所述銷毀對象文檔銷毀。


將基于以下附圖詳細(xì)描述本發(fā)明的示例性實施例，在附圖中圖1示出了根據(jù)本發(fā)明示例性實施例的文檔管理系統(tǒng)的構(gòu)造；圖2是示出了電子文檔生成裝置的示例性構(gòu)造的框圖；圖3是示出了文檔管理裝置的示例性構(gòu)造的框圖；圖4示意性地示出了手動饋送型銷毀裝置的示例性機(jī)構(gòu)；圖5是文檔盤單元的俯視圖；圖6是示出了文檔銷毀裝置的示例性構(gòu)造的框圖；圖7是用于通過掃描生成電子文檔的示例性管理信息生成處理的流程圖；圖8示出了根據(jù)本發(fā)明示例性實施例的生成文檔的示例性方式；圖9示出了表示出文檔類型與存儲期之間的對應(yīng)關(guān)系的示例性表；圖10是用于將文檔管理信息登記在文檔管理裝置中的示例性處理的流程圖；圖11示出了示例性文檔管理表；圖12是示例性文檔銷毀處理的流程圖的第一部分；以及圖13是示例性文檔銷毀處理的流程圖的第二部分。
具體實施例方式
下面將參照附圖詳細(xì)描述本發(fā)明的示例性實施例。
圖1示出了根據(jù)本發(fā)明示例性實施例的文檔管理系統(tǒng)的構(gòu)造。所示出的文檔管理系統(tǒng)包括電子文檔生成裝置1、文檔管理裝置2、文檔銷毀裝置3、圖像處理裝置4和計算機(jī)終端5。通過連接到公共網(wǎng)絡(luò)7，電子文檔生成裝置1、文檔管理裝置2、文檔銷毀裝置3、圖像處理裝置4和計算機(jī)終端5可以經(jīng)由公共網(wǎng)絡(luò)7訪問另一外部網(wǎng)絡(luò)，并且還可以經(jīng)由公共網(wǎng)絡(luò)7和該外部網(wǎng)絡(luò)訪問時間戳站6。
電子文檔生成裝置1生成電子文件，該電子文件是電子信息。文檔管理裝置2對由電子文檔生成裝置1生成的文檔執(zhí)行各種管理處理。文檔銷毀裝置3對由電子文檔生成裝置1生成的文檔和其他文檔執(zhí)行銷毀處理。例如通過使用LAN(局域網(wǎng))或WAN(廣域網(wǎng))來構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)7。
圖2是示出了電子文檔生成裝置1的示例性構(gòu)造的框圖。例如，可以使用圖像形成裝置(諸如數(shù)字復(fù)印機(jī)或數(shù)字多功能機(jī)(復(fù)印機(jī)))或終端裝置(諸如計算機(jī))來構(gòu)成電子文檔生成裝置1。在該示例性實施例中，將對以下情況進(jìn)行描述，即，使用數(shù)字多功能機(jī)來構(gòu)成電子文檔生成裝置1。
電子文檔生成裝置1包括圖像讀取部101，用于光學(xué)地讀取文檔；圖像特征量計算部102，用于計算通過讀取文檔而生成的電子圖像數(shù)據(jù)的圖像特征量；時間戳獲取部103，用于向時間戳站6發(fā)送圖像特征量以獲取時間戳；時間戳嵌入部104，用于將所獲取的時間戳嵌入電子圖像數(shù)據(jù)中；文檔類型存儲部105，用于存儲與存儲期(存儲期對應(yīng)于圖像讀取部101所讀取的文檔的類型)相關(guān)聯(lián)的文檔存儲信息；存儲信息獲取部106，其基于用于證明電子文檔的生成的日期和時間(其是根據(jù)所獲取的時間戳信息而獲得的)來確定存儲信息；條碼提取部107，用于從通過圖像讀取部101進(jìn)行讀取而生成的圖像數(shù)據(jù)中提取條碼；條碼解碼部108，用于對所提取的條碼進(jìn)行解碼；以及電子文件管理信息生成部109，其基于存儲信息、其中嵌入有時間戳的圖像數(shù)據(jù)、以及通過對條碼解碼而獲得的文檔ID來生成電子文件管理信息。
電子文檔生成裝置1還配備有操作面板(圖2中未示出)。該操作面板用作用戶界面，電子文檔生成裝置1的用戶通過該用戶界面輸入各種信息，并且在該用戶界面上為用戶顯示各種信息。例如，該操作面板包括具有各種按鈕、開關(guān)、鍵等的輸入單元以及顯示單元，該顯示單元是具有觸摸板的液晶板。
圖像讀取部101對作為讀取對象的文檔的圖像進(jìn)行光學(xué)讀取。圖像讀取部101通過將光照射到放置在透明文檔臺(壓板玻璃)上的文檔紙張的表面，并由包括反射鏡和透鏡的圖像形成光學(xué)系統(tǒng)將從文檔紙張表面返回的反射光的圖像形成在讀取傳感器(CCD傳感器等)的光電檢測面上，而生成與文檔紙張圖像相對應(yīng)的圖像數(shù)據(jù)(掃描數(shù)據(jù))。在該過程中，隨著圖像形成光學(xué)系統(tǒng)的移動對文檔紙張表面掃描以進(jìn)行讀取。圖像特征量計算部102根據(jù)讀出的圖像數(shù)據(jù)計算特征量，特征量表示讀出的圖像數(shù)據(jù)的特征。
條碼提取部107從文檔的讀出的圖像數(shù)據(jù)中讀取條碼，該條碼附在該文檔的規(guī)定角落部分。條碼是至少包括文檔ID的信息，文檔ID被設(shè)置為文檔專用的識別信息。通常，條碼一般被分為一維條碼和二維條碼，在一維條碼中多條信息僅沿一個方向布置，而在二維條碼中多條信息沿兩個正交的方向布置。在實施該示例性實施例時，這兩種類型的條碼都可以使用。然而，在希望條碼不僅包含文檔ID而且還包含其他各種信息和數(shù)據(jù)的情況下，可以使用具有較大數(shù)據(jù)容量的二維條碼。該示例性實施例采用QR碼(注冊商標(biāo))作為示例，QR碼是一種二維條碼并且現(xiàn)在很普遍。條碼解碼部108通過對讀出的QR碼(經(jīng)編碼的信息)進(jìn)行解碼，來提取文檔ID。
另一方面，圖像特征量計算部102基于由圖像讀取部101生成的圖像數(shù)據(jù)，計算所讀出的圖像的特征量。例如，該特征量可以是通過使用讀出的圖像數(shù)據(jù)對預(yù)定計算公式進(jìn)行計算而獲得的專用值，諸如可以使用讀出的圖像數(shù)據(jù)的散列值。
時間戳獲取部103將由圖像特征量計算部102計算的并且讀出的圖像數(shù)據(jù)專用的所述散列值發(fā)送到時間戳站6。從而，時間戳獲取部103可以從時間戳站6獲得所讀出的圖像文件的生成日期和時間，作為可靠時間。
另選地，在日期和時間不需要與公共時間戳站6所給出的日期和時間一樣精確的情況下，可以按以下方式構(gòu)成文檔管理系統(tǒng)時間戳獲取部103從時間管理服務(wù)器獲取時間信息，系統(tǒng)中的多個電子文檔生成裝置1、圖像處理裝置4、以及文檔銷毀裝置3(稍后描述)可以訪問該時間管理服務(wù)器。即使在此情況下，也可以在系統(tǒng)中獲得一定水平的時間管理。
文檔類型存儲部105存儲有表示文檔類型與存儲期之間的對應(yīng)關(guān)系的表。圖9示出了這種表的示例。即，以表的形式與文檔類型相關(guān)聯(lián)地預(yù)先登記原件應(yīng)該被存儲的存儲期，諸如法律針對各個文檔類型所規(guī)定的強(qiáng)制性存儲期以及公司規(guī)章所規(guī)定的存儲期。
存儲信息獲取部106通過基于所獲取的時間信息(例如時間戳)以及存儲在文檔類型存儲部105中并且與所涉及文檔的類型相對應(yīng)的存儲期，來計算最后存儲日期(在該日期之前，應(yīng)該管理而不銷毀原件)，從而獲取存儲期限。如果存儲信息獲取部106以集合的形式存儲所獲取的時間信息(時間戳)和存儲期，則不需要管理該存儲期限。另選地，如果存儲信息獲取部106獲取了時間信息(所獲取的時間戳)和文檔類型，則它可以使用文檔類型和存儲期之間的對應(yīng)關(guān)系來管理與存儲期相關(guān)的信息。
電子文件管理信息生成部109將文檔ID、文件生成信息和存儲期信息彼此相關(guān)聯(lián)并將它們作為文檔管理信息發(fā)送到文檔管理裝置2。文件生成信息至少包括文件生成日期和時間，并且優(yōu)選地包括文件生成者信息、用于識別生成該文件的裝置的信息、所生成的文檔的圖像信息等?？梢耘c文檔ID、文件生成信息和存儲期信息一起登記與所生成或印刷的文檔的管理或存儲相關(guān)的信息，諸如與負(fù)責(zé)管理所處理的申請文檔的人或部門相關(guān)的信息，或者與申請文檔的原件被保持存儲的位置相關(guān)的信息。這使得可以以統(tǒng)一的方式來管理與所涉及的文檔(諸如申請文檔)相關(guān)的信息。
圖3是示出了文檔管理裝置2的示例性構(gòu)造的框圖。使用諸如個人計算機(jī)或服務(wù)器的裝置來構(gòu)成文檔管理裝置2。文檔管理裝置2經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)7連接到其他裝置，即電子文檔生成裝置1；文檔銷毀裝置3；圖像處理裝置4，其執(zhí)行這樣的處理，諸如通過對文檔進(jìn)行掃描來讀取或復(fù)制文檔以及傳真的發(fā)送和接收；其他文檔管理裝置2；以及計算機(jī)終端5，用于生成諸如賬簿或賬票的文檔。文檔管理裝置2根據(jù)來自以上裝置的指令，生成文檔管理信息，將信息添加至文檔管理信息，從文檔管理信息中刪除信息，搜索文檔管理信息，以及對文檔管理信息執(zhí)行其它處理。
管理信息發(fā)送/接收部121具有以下功能從其他裝置接收指令，并且根據(jù)接收到的指令，發(fā)送文檔管理信息、文檔管理信息的具體項目的細(xì)節(jié)或者用于銷毀處理的許可信息。
管理信息存儲部122(其是大容量存儲介質(zhì)，諸如硬盤驅(qū)動器)以數(shù)據(jù)庫的形式將與文檔相關(guān)的信息存儲為使它們與文檔ID相關(guān)聯(lián)。文檔管理裝置2將存儲在管理信息存儲部122中的文檔管理信息與文檔狀態(tài)和與銷毀處理相關(guān)的信息一起管理，使它們與文檔ID相關(guān)聯(lián)，所述文檔ID是在以電子文件形式生成文檔時所設(shè)置的。
管理信息搜索部123具有以下功能當(dāng)從上述其他裝置之一接收到要提取具有特定文檔ID的文檔的管理信息的指令時，通過以所指示的文檔ID作為關(guān)鍵字進(jìn)行搜索，從存儲的文檔管理信息中檢索所指示的文檔的管理信息。
當(dāng)響應(yīng)于來自外部裝置的指令而執(zhí)行了諸如銷毀文檔的特定處理時，管理信息發(fā)送/接收部121從外部裝置接收指令，并且管理信息搜索部123根據(jù)接收到的指令或與所執(zhí)行的處理相關(guān)的信息，在管理信息存儲部122中搜索與特定文檔ID相對應(yīng)的管理信息。管理信息搜索部123提取通過所述搜索而找到的與特定文檔ID相對應(yīng)的文檔管理信息。管理信息發(fā)送/接收部121根據(jù)從外部裝置接收的指令或信息，將所提取的文檔管理信息發(fā)送到該外部裝置。管理信息更新部124基于由外部裝置所執(zhí)行的處理的詳細(xì)情況對文檔管理信息進(jìn)行更新。
如果成功地更新了管理信息，則管理信息發(fā)送/接收部121在需要時可以將表示對文檔管理信息的更新已完成的信息發(fā)送到該外部裝置。如果對文檔管理信息的更新失敗，則隨后是這樣的過程管理信息搜索部123從與該文檔ID相對應(yīng)的文檔管理信息中檢索文檔管理者或生成者，而管理信息發(fā)送/接收部121通知所述文檔管理者或生成者接收到了要處理該文檔的指令。
圖4示意性地示出了手動饋送型銷毀裝置3的示例性機(jī)構(gòu)。利用粉碎機(jī)構(gòu)成的文檔銷毀裝置3例如配備有文檔盤單元17、插入傳感器18、條碼讀取器的讀取光學(xué)系統(tǒng)19、阻擋物20、成對的饋送輥21和22、通過傳感器23、以及粉碎機(jī)單元24。
文檔盤單元17是將作為銷毀對象的文檔放置在其上的單元。文檔盤單元17相對于水平面傾斜成朝向阻擋物20逐漸下降。文檔盤單元17的后側(cè)(下側(cè))與插入傳感器18、讀取光學(xué)系統(tǒng)19、阻擋物20以及饋送輥21一起被遮蓋構(gòu)件(未示出)所遮蓋。
插入傳感器18對插入到文檔盤單元17的規(guī)定讀取位置處的文檔進(jìn)行檢測。例如，插入傳感器18是具有發(fā)光元件和光檢測器的反射型光學(xué)傳感器。使插入傳感器18在文檔位于其檢測位置處時處于開啟狀態(tài)而當(dāng)檢測位置處沒有文檔時處于關(guān)閉狀態(tài)。
按以下方式配置條碼讀取器的讀取光學(xué)系統(tǒng)19將從光源(未示出)發(fā)出的光施加到作為銷毀對象的文檔的條碼記錄部分，區(qū)域傳感器25通過檢測經(jīng)過透鏡26的反射光來捕捉條碼圖像。所述條碼記錄部分是文檔表面的記錄有條碼的部分，條碼包含文檔ID和其他信息。條碼記錄部分位于文檔的角落位置，并且其尺寸是預(yù)先確定的。
阻擋物20例如具有長板狀結(jié)構(gòu)，并且被布置在插入傳感器18和饋送輥21之間。阻擋物20在由饋送輥21和22的對形成的文檔傳送通路的入口處打開或關(guān)閉該文檔傳送通路。在關(guān)閉狀態(tài)下，阻擋物20突出以阻斷從文檔盤單元17到饋送輥21的文檔路徑。因此，在此狀態(tài)下，如果用戶企圖將文檔向內(nèi)插入文檔盤單元17，則文檔的頭部碰撞到阻擋物20。相反地，在打開狀態(tài)下，阻擋物20從文檔盤單元17到饋送輥21的文檔路徑上縮回。因此，如果用戶企圖將文檔向內(nèi)插入文檔盤單元17，則文檔的頭部撞入饋送輥21的夾持(nip)部分。
圖5是文檔盤單元17的俯視圖。在文檔27沿其手動插入的通路(箭頭指示插入方向)的兩側(cè)，文檔盤單元17配備有插入導(dǎo)件28和29。插入導(dǎo)件28和29分別具有與文檔插入方向平行的引導(dǎo)面28A和29A。盡管插入導(dǎo)件28是固定的，但是如果有必要，則插入導(dǎo)件29可以沿文檔寬度方向(圖5的垂直方向)移動。將作為銷毀對象的文檔27沿著箭頭方向以這樣的朝向插入文檔盤單元17，即，使條碼記錄部分30位于頭部側(cè)的角落位置。此時，為了在垂直于插入方向的方向上定位文檔27，使文檔27的一條邊線與插入導(dǎo)件28的引導(dǎo)面28A完全接觸。
結(jié)果，在用戶手動插入從而使文檔27的頭部與阻擋物20相接觸的狀態(tài)下，條碼記錄部分30位于條碼讀取器的碼讀取區(qū)E之內(nèi)。插入傳感器18沿著文檔插入方向布置在阻擋物20的緊上游。因此，當(dāng)用戶手動插入文檔27時，在文檔27的頭部就要碰撞阻擋物20之前，插入傳感器18從關(guān)閉狀態(tài)切換到開啟狀態(tài)。因此，插入傳感器18的開啟定時指示了文檔27的條碼記錄部分30進(jìn)入碼讀取區(qū)E的時間點。
饋送輥21在夾住通過打開阻擋物20而引入的文檔的同時進(jìn)行旋轉(zhuǎn)，從而將文檔沿著由傳送導(dǎo)件(斜道等；未示出)形成的文檔傳送通路進(jìn)行傳送。饋送輥22在夾住由饋送輥21傳送的文檔的同時進(jìn)行旋轉(zhuǎn)，從而將該文檔沿著文檔傳送通路傳送到粉碎機(jī)單元24。
通過傳感器23布置在從饋送輥22到粉碎機(jī)單元24的文檔傳送通路的中途位置(大約在中心處)，并且檢測文檔的通過。例如，通過傳感器23是具有發(fā)光元件和光電檢測器的反射型光學(xué)傳感器。使通過傳感器23在文檔位于檢測位置處時處于開啟狀態(tài)而當(dāng)在檢測位置處沒有文檔時處于關(guān)閉狀態(tài)。因此，通過傳感器23在文檔的頭部通過其檢測位置的同時從關(guān)閉狀態(tài)切換到開啟狀態(tài)。當(dāng)文檔的尾部之后通過檢測位置時，通過傳感器23從開啟狀態(tài)切換到關(guān)閉狀態(tài)。
粉碎機(jī)單元24粉碎由饋送輥22饋送的文檔，同時將文檔沿一個方向(由箭頭指示)拖入到自身中。粉碎機(jī)單元24可以一起粉碎多張文檔(例如一摞大約20張A4大小的普通紙)。此外，粉碎機(jī)單元24甚至可以原樣粉碎裝訂的文檔紙張(即，在沒有去掉釘書釘?shù)臓顟B(tài)下)。
圖6是示出了文檔銷毀裝置3的示例性構(gòu)造的框圖。個人識別認(rèn)證部141具有使用IC卡、磁卡等識別試圖進(jìn)行銷毀的用戶的功能。可以使用除了上面的使用這樣的卡來識別用戶的技術(shù)之外的各種已知的認(rèn)證技術(shù)。這些認(rèn)證技術(shù)的示例是生物特征認(rèn)證技術(shù)，其利用諸如指紋或虹膜的身體特征；以及這樣的技術(shù)，管理用戶信息的服務(wù)器基于通過操作面板輸入的用戶ID和密碼來識別用戶。
碼讀取部142用讀取光學(xué)系統(tǒng)19讀取印刷在文檔上的用于識別電子文件的識別信息的碼，并基于讀取結(jié)果對附于文檔上的碼進(jìn)行解碼，以獲取由該碼所表示的原件信息。存儲信息獲取部143從由碼讀取部142獲取的原件信息中提取用于識別電子文件的識別信息(即，文檔ID)，并將該文檔ID與個人識別認(rèn)證部141所識別的用戶的登錄用戶信息一起發(fā)送到文檔管理裝置2。銷毀許可判斷部144具有以下功能從文檔管理裝置2接收存儲期信息和銷毀管理信息，所述信息與由存儲信息獲取部143發(fā)送的文檔ID相對應(yīng)，并且基于該文檔的存儲期信息、該文檔的銷毀管理信息以及由個人識別認(rèn)證部141獲取的用于識別銷毀者的信息，來判斷是允許還是禁止銷毀該文檔。
在判斷是允許還是禁止銷毀對應(yīng)文檔時使用銷毀管理信息。例如，銷毀管理信息可包括批準(zhǔn)銷毀該文檔的人的信息、創(chuàng)建該文檔的人的信息、收據(jù)的數(shù)量的信息和/或賬單的數(shù)量的信息。
如果銷毀許可判斷部144的判斷結(jié)果表明允許銷毀，則銷毀控制部145將用于啟動銷毀的信號發(fā)送到粉碎機(jī)驅(qū)動部146，以執(zhí)行銷毀。如果銷毀許可判斷部144的判斷結(jié)果表明因為禁止銷毀該文檔或者不允許該用戶進(jìn)行銷毀而不應(yīng)該銷毀該文檔，則銷毀控制部145不將用于啟動銷毀的信號發(fā)送到粉碎機(jī)驅(qū)動部146，并且進(jìn)行控制以將表示禁止銷毀以及原因的消息顯示在操作面板上。如果有必要，則銷毀控制部145可以向文檔管理裝置2發(fā)送進(jìn)行銷毀的企圖未被許可這一事實，以使其登記為管理信息并被發(fā)送到文檔管理者、文檔生成者等。
粉碎機(jī)驅(qū)動部146響應(yīng)于從銷毀控制部145發(fā)送的驅(qū)動啟動信號，使粉碎機(jī)單元24銷毀文檔。銷毀檢測部147監(jiān)控粉碎機(jī)單元24是否成功地執(zhí)行了銷毀處理，并且如果檢測到銷毀已完成，則將該結(jié)果通知文檔管理裝置2。將處理結(jié)果通知給文檔管理裝置2的完成使文檔管理裝置2可以將何時、誰進(jìn)行了銷毀工作以及成功地進(jìn)行了銷毀的信息作為與文檔ID相關(guān)的銷毀處理信息進(jìn)行管理。
除了上述組件之外，該示例性實施例的文檔銷毀裝置3還配備有操作面板(圖6中未示出)。該操作面板具有以下功能提示用戶執(zhí)行與銷毀處理相關(guān)的操作，并且顯示銷毀判斷結(jié)果、與要銷毀的文檔相關(guān)的管理信息、與打算執(zhí)行銷毀的用戶相關(guān)的信息、以及其他信息。
接下來，將描述使用如上構(gòu)成的文檔管理系統(tǒng)的文檔管理方法作為示例性實施例。根據(jù)下面的示例性實施例的文檔管理方法分為兩種處理，即，文檔生成處理和文檔銷毀處理，下面將詳細(xì)描述每種處理。
該示例性實施例所涉及的文檔是指由文檔生成處理生成并通過單獨向它們分配專用的文檔ID而進(jìn)行管理的電子文檔。這種電子文檔的示例是通過使要存儲的印刷文檔(打印在紙張上)數(shù)字化而生成的電子文檔，以及反過來根據(jù)特定文檔生成程序而生成的用以打印要存儲的文檔的電子文檔。電子文檔專用的文檔ID可以僅包括數(shù)字或者可以通過對數(shù)字、字母、符號等進(jìn)行組合而形成。下面將參照圖7(管理信息生成處理)的流程圖來描述根據(jù)該示例性實施例的特定文檔管理方法，該方法針對的是對用作賬務(wù)審計、稅務(wù)審計等的憑證的文檔進(jìn)行處理的情況。
首先，例如，將描述使用憑證生成系統(tǒng)來生成憑證的情況，該憑證生成系統(tǒng)用于通過輸入生成憑證所必需的項目根據(jù)規(guī)定的格式來生成憑證。
在該憑證生成系統(tǒng)中，在步驟S101，通過輸入生成憑證所需的項目，生成了申請表文件。生成憑證所需的示例性項目是與憑證生成作業(yè)相關(guān)的項目，諸如憑證生成處理日期、賬單的日期、以及用戶自己的用戶ID或姓名。當(dāng)輸入了必要的項目時，根據(jù)適合于用戶打算生成的憑證的格式，生成其中所輸入的項目被布置在規(guī)定位置的申請表作為電子文檔。當(dāng)打印申請表時，在步驟S102，憑證生成系統(tǒng)生成文檔ID，作為用于識別要由該作業(yè)生成的文檔的ID。在憑證生成系統(tǒng)自身具有將專用的編號(文檔ID)分配給作業(yè)的編號管理功能的情況下，憑證生成系統(tǒng)為由作業(yè)生成的每個文檔生成專用的文檔ID。
在與上面的對由作業(yè)生成的文檔專用的ID進(jìn)行管理的憑證生成系統(tǒng)不同的系統(tǒng)使用諸如通用文檔生成應(yīng)用程序的軟件來生成文檔的情況下，可以賦予文檔管理裝置2對用于識別文檔的ID進(jìn)行管理的功能。在該情況下，可以后隨以下過程文檔管理裝置2在與電子文檔生成裝置1進(jìn)行信息交換之后發(fā)放已經(jīng)在其中注冊的文檔ID之外的文檔ID，電子文檔生成裝置1獲取所發(fā)放的文檔ID并利用其作為用于正在處理的申請或文檔生成的文檔ID。該文檔ID是分配給完成的申請?zhí)幚碜鳂I(yè)的ID，并且用來使申請?zhí)幚碜鳂I(yè)和申請表相互關(guān)聯(lián)。
在步驟S103，作為憑證生成作業(yè)的一部分或者獨立于憑證生成作業(yè)，所生成的申請表文件在與經(jīng)編碼版本的文檔ID進(jìn)行組合之后被打印。
下面將參照圖8描述在步驟S103打印的示例性申請表。憑證生成系統(tǒng)生成或獲取文檔ID，并且打印具有QR碼的申請表，如圖8A所示，在該申請表中在規(guī)定位置處(例如在角落位置處)包括有包含文檔ID和其他信息的QR碼161。該QR碼至少包含與文檔ID相關(guān)的信息，還可以包含例如所生成的申請文檔的文檔類型、收據(jù)或賬單的款額、以及與文檔類型或款額相對應(yīng)的存儲期。
為了將與文檔類型或款額相對應(yīng)的存儲期嵌入QR碼中，可以使用如圖9所示的表，在該表中，文檔類型和原件應(yīng)該存儲的存儲期彼此關(guān)聯(lián)。原件應(yīng)該存儲的存儲期可以是法律根據(jù)文檔類型所規(guī)定的強(qiáng)制性存儲期。另選地，原件應(yīng)該存儲的時長可以是如下地獲得的時長根據(jù)公司規(guī)章預(yù)先以表的形式登記存儲期，并且基于文檔類型選擇結(jié)果或憑證生成系統(tǒng)中的輸入結(jié)果，根據(jù)所述表確定的存儲期。作為另一另選例，可以通過使打算生成文檔的用戶選擇文檔類型或通過字符識別來判斷文檔是否包括特定字符串，而根據(jù)表自動地設(shè)置原件應(yīng)該存儲的存儲期。
申請表具有粘貼收據(jù)的區(qū)域162。如圖8B所示，申請人可以將收據(jù)163粘到申請表的區(qū)域162，并且如果有必要，就例如向其添加聲明并且將他或她的印章蓋在其上。這樣，通過粘貼收據(jù)163，生成了申請文檔的原件。
在按以上方式生成了粘貼有收據(jù)163的支付申請文檔之后，申請人將該支付申請文檔放置在電子文檔生成裝置1的文檔臺上，并使圖像讀取部101讀取該支付申請文檔(步驟S104)。從而生成了粘貼有收據(jù)163的申請文檔的電子文件。另一方面，QR碼打印在申請文檔上的角落位置處(QR碼是在步驟S103打印申請表時打印的)。電子文檔生成裝置1的條碼提取部107從讀出的申請文檔的圖像數(shù)據(jù)中提取位于規(guī)定角落位置處的QR碼。條碼解碼部108通過對所提取的QR碼(經(jīng)編碼的信息)進(jìn)行解碼來提取文檔ID。
另一方面，在通過掃描生成了支付申請文檔的電子文件之后，在步驟S105，電子文檔生成裝置1從時間戳站6獲取生成該電子文件的日期和時間。為此，圖像特征量計算部102計算所讀出的圖像的特征量。例如，特征量可以是通過基于所讀出的圖像數(shù)據(jù)對預(yù)定公式進(jìn)行計算而獲得的所讀出的圖像數(shù)據(jù)專用的值，諸如所讀出的圖像數(shù)據(jù)的散列值。
時間戳獲取部103向時間戳站6發(fā)送由圖像特征量計算部102計算出的并且所讀出的圖像數(shù)據(jù)專用的散列值。從而，時間戳獲取部103可以從時間戳站6獲得生成該圖像文件的日期和時間，作為可靠的日期和時間。
另選地，在日期和時間不需要與公共時間戳站6所給出的日期和時間一樣精確的情況下，可以按以下方式構(gòu)成文檔管理系統(tǒng)時間戳獲取部103從時間管理服務(wù)器獲取時間信息，系統(tǒng)中的多個電子文檔生成裝置1、圖像處理裝置4、以及文檔銷毀裝置可以訪問該時間管理服務(wù)器。即使在此情況下，也可以在系統(tǒng)中獲得一定水平的時間管理。
在步驟S106，存儲信息獲取部106基于這樣獲取的文件生成日期和時間以及與根據(jù)申請文檔的類型而預(yù)先確定的存儲期相關(guān)的信息，來計算應(yīng)該存儲而不銷毀申請文檔的時期。
例如，如果在該示例性實施例中要處理的文檔是國稅相關(guān)文檔(諸如收據(jù)文檔)，則電子文檔法使得有義務(wù)將該文檔保持存儲七年。根據(jù)收據(jù)的款額，有義務(wù)粘貼印花稅票，在這種情況下不能銷毀原件。此外，可以根據(jù)公司規(guī)章取決于文檔類型來設(shè)置原件存儲期，例如用于主管的報告的材料的原件存儲期以及技術(shù)報告的原件存儲期。
如上所述，針對各個文檔類型(申請文檔類型)設(shè)置原件管理的不同存儲期。例如，在顯示對應(yīng)關(guān)系的表中設(shè)置存儲期，表的示例在圖9中示出。根據(jù)其中針對各個文檔類型設(shè)置了原始紙質(zhì)文檔的存儲期的表來確定與所讀出的紙質(zhì)文檔的類型相對應(yīng)的存儲期，并且存儲信息獲取部106計算存儲期的盡頭。
例如，可以通過用字符識別，從所讀出的圖像數(shù)據(jù)中提取可用于確定文檔類型的字符串(諸如“收據(jù)”或“定單”)來確定所讀出的紙質(zhì)文檔的類型。另選地，可以將文檔類型與文檔ID和存儲期一起預(yù)先嵌入QR碼中，并且根據(jù)如圖9所例示的其中文檔類型與存儲期相關(guān)聯(lián)的表來確定存儲期。作為另一另選例，如果在生成QR碼之前，通過根據(jù)其中文檔類型與存儲期相關(guān)聯(lián)的表確定了存儲期，而將存儲期信息嵌入了QR碼中，則除了文檔ID之外，還可以對存儲期信息進(jìn)行解碼，并基于這樣獲得的存儲期來計算存儲期限。
在該示例性實施例中，基于依據(jù)文檔類型設(shè)置的存儲期和在步驟S105獲取的文檔生成日期，生成存儲期信息。存儲期信息可以僅僅是作為存儲期的年數(shù)。然而，優(yōu)選地，存儲期信息為需要保存至其的結(jié)束日期、可以進(jìn)行銷毀的日期、或者作為與存儲和銷毀相關(guān)的條件的改變點的日期。
在步驟S107，電子文件管理信息生成部109將文檔ID、文件生成信息和存儲期信息彼此關(guān)聯(lián)起來，并將它們作為文檔管理信息發(fā)送到文檔管理裝置2。文件生成信息至少包括文件生成日期和時間，并且優(yōu)選地包括文件生成者的信息、用于識別生成文件的裝置的信息、所生成的文檔的圖像信息等?？梢耘c文檔ID、文件生成信息和存儲期信息一起登記與所生成或印刷的文檔的管理或存儲相關(guān)的信息，諸如與負(fù)責(zé)管理所處理的申請文檔的人或部門相關(guān)的信息、或者與申請文檔的原件保持存儲的位置相關(guān)的信息。這使得可以以統(tǒng)一的方式來管理與所涉及的文檔(諸如申請文檔)相關(guān)的信息。
接下來，將參照圖10的處理流程圖描述文檔管理裝置2在接收到文檔管理信息時所執(zhí)行的文檔管理信息登記、存儲和更新處理。
在文檔管理裝置2中，管理信息發(fā)送/接收部121在步驟S201接收文檔管理信息，并在步驟S202從該管理信息中提取文檔ID。管理信息搜索部123在管理信息存儲部122中搜索與所提取的文檔ID相對應(yīng)的文檔管理信息。如果這種文檔管理信息已登記(步驟S203是)，則在步驟S204，管理信息搜索部123獲取該信息。在步驟S205，管理信息更新部124對所登記的文檔管理信息的一部分進(jìn)行更新。另一方面，如果沒有登記與所提取的文檔ID相對應(yīng)的文檔管理信息(步驟S203否)，則在步驟S206，管理信息更新部124對由管理信息發(fā)送/接收部121接收的文件生成信息、存儲期信息、與存儲或管理相關(guān)的信息、以及其他信息進(jìn)行登記，作為新的文檔管理信息。
將參照圖11來描述由文檔管理裝置2管理的示例性文檔管理表。如圖11所示，在該文檔管理表中將“文檔ID”、“文檔生成日期”、“文檔存儲期”、以及“文檔銷毀日期”登記為彼此相互關(guān)聯(lián)?！拔臋nID”可以是通過對QR碼進(jìn)行解碼而獲得的文檔ID或者是當(dāng)文檔管理裝置2自身或分立的服務(wù)器生成帶有條碼的文檔數(shù)據(jù)時由其分配給該文檔的文檔ID(上面已提及)。“文檔生成日期”是生成文檔的日期。在該示例性實施例中，將通過用文檔生成裝置1讀取文檔(諸如支付申請文檔)而生成的圖像數(shù)據(jù)被發(fā)送到文檔管理裝置2的日期登記為“文檔生成日期”。
“文檔存儲期”是指示文檔應(yīng)該存儲的時期的日期。在該示例性實施例中，將文檔應(yīng)該存儲的時期的最后日期登記為文檔存儲期的盡頭，所述最后日期是根據(jù)“文檔生成日期”和取決于文檔類型的存儲期而確定的。應(yīng)該將其文檔ID登記在文檔管理表中的每個文檔保存直至“文檔存儲期”過期為止。如果登記的“文檔存儲期”為“未指定”，則可以在任何時間銷毀該文檔。如果登記的“文檔存儲期”為“永久”，則一直禁止銷毀該文檔。
例如，如果在打印在支付申請文檔的表上的QR碼中除了文檔ID之外還包含用于設(shè)置“文檔存儲期”的信息，則可以基于該QR碼的解碼信息自動設(shè)置“文檔存儲期”。更具體地，如果在該QR碼中包含了表示應(yīng)該將支付申請文檔的文檔存儲期設(shè)置為7年的信息，則可以將該支付申請文檔的生成日期7年后的日期自動設(shè)置為“文檔存儲期”。
通常，對于收據(jù)，根據(jù)所接收的款額來確定存儲期。因此，如果在該QR碼中包含了指示要粘貼到支付申請文檔的表上的收據(jù)的所接收款額的信息，則可以根據(jù)該信息自動確定該收據(jù)的存儲期并將其作為“文檔存儲期”登記在文檔管理表中。還可以將作為文檔存儲期的年數(shù)在文檔管理表中存儲為與文檔ID相互關(guān)聯(lián)，而不是將其包括在QR碼中。此外，用戶可以使用文檔管理裝置2的用戶界面(操作面板)手動地改變或設(shè)置已登記或待登記在文檔管理表中的“文檔存儲期”。
“文檔銷毀日期”是實際銷毀文檔的日期。由文檔銷毀裝置3銷毀文檔。因此，將文檔銷毀裝置3向文檔管理裝置2發(fā)送文檔銷毀完成的通知(此后也稱為銷毀完成通知)的日期登記在文檔管理表中作為“文檔銷毀日期”，所述通知指定了被銷毀文檔的文檔ID。
可以以日期和時間的形式登記文檔管理表的登記項目中的“文檔生成日期”、“文檔存儲期”和“文檔銷毀日期”中的每一個。優(yōu)選地，將使用電子文檔生成裝置1生成了文檔的用戶的用戶ID登記在文檔管理表中作為“文檔生成者”，或者將使用文檔銷毀裝置3銷毀了文檔的用戶的用戶ID登記在文檔管理表中作為“文檔銷毀者”。在這種情況下，可以利用現(xiàn)有的用戶認(rèn)證技術(shù)(例如利用IC卡的技術(shù))來獲取生成或銷毀了文檔的用戶的ID信息。
使用根據(jù)該實施例的電子文檔生成裝置1和文檔管理裝置2來管理電子文檔，使得可以按使各種電子文檔文件和打印在紙張上的各種印刷文檔彼此相互關(guān)聯(lián)的方式來管理它們，這進(jìn)而使得可以按使申請文檔的生成日期的電子數(shù)據(jù)與申請作業(yè)相互關(guān)聯(lián)的方式來管理申請文檔的生成日期的電子數(shù)據(jù)。
根據(jù)該實施例的上述電子文件生成處理是使用憑證生成系統(tǒng)來生成需要粘貼收據(jù)的憑證的示例性處理?，F(xiàn)在假定另一種不需要粘貼收據(jù)等的情況，基于輸入到憑證生成系統(tǒng)的必要項目，生成作為電子文件的申請文檔，將所生成的申請文檔(電子文件)自動發(fā)送到申請文檔管理服務(wù)器或申請文檔管理器。在此情況下，當(dāng)在輸入了必要的項目之后生成了作為電子文件的申請文檔時，則可以后隨以下過程在該時間點從時間戳站6獲取時間戳并將其嵌入該電子文件，然后將文檔ID、電子文件生成日期和時間、存儲期、以及與管理相關(guān)的信息發(fā)送到文檔管理裝置2并將其作為管理信息登記在其中。這使得即使在通過生成電子文件而不輸出印刷文檔而以電子文檔的形式進(jìn)行申請的情況下，也可以存儲準(zhǔn)確的文檔生成日期和時間。此外，即使從申請日期(即，生成電子文檔的日期)起經(jīng)過了一定天數(shù)之后才輸出印刷文檔，因為記錄了生成該文檔(電子文件)的日期和時間，所以仍可以登記用于申請等的處理的準(zhǔn)確日期并且可以將電子文件生成日期(文檔生成日期)作為文檔管理的起點進(jìn)行管理。
接下來，將參照圖12和13的流程圖來描述該系統(tǒng)中執(zhí)行的文檔銷毀處理，所述系統(tǒng)使用文檔管理信息從文檔的生成開始對文檔進(jìn)行管理。
首先，在步驟S301，打算銷毀文檔的文檔銷毀者將作為銷毀對象的文檔放置在文檔銷毀裝置3的文檔盤單元17上。在根據(jù)該實施例的文檔銷毀裝置3中，執(zhí)行用戶認(rèn)證處理來識別打算銷毀文檔的操作者，以通過識別該操作者來啟用銷毀管理，例如，所述銷毀管理僅當(dāng)操作者具有銷毀權(quán)力時才允許他或她進(jìn)行銷毀工作，或者如果操作者打算銷毀的文檔不滿足銷毀條件，則存儲他或她的記錄。為此，在步驟S302，打算進(jìn)行銷毀工作的人將其中存儲有他或她的個人信息的IC卡放入文檔銷毀裝置3的個人識別認(rèn)證部141中，并登錄到文檔銷毀裝置3。
在步驟S303，碼讀取部142對打印在放置在文檔盤單元17上的待銷毀文檔的頭部側(cè)部分的QR碼進(jìn)行讀取。在步驟S304，碼讀取部142通過對讀出的QR碼(經(jīng)編碼的信息)進(jìn)行解碼來獲取文檔ID。在步驟S305，存儲信息獲取部143將在步驟S304獲取的文檔ID和與登錄的已認(rèn)證用戶相關(guān)的信息一起發(fā)送到文檔管理裝置2。
在文檔管理裝置2中，管理信息發(fā)送/接收部121接收文檔ID和登錄用戶信息，在步驟S306，管理信息搜索部123進(jìn)行搜索以確定與該文檔ID相對應(yīng)的管理信息是否存儲在管理信息存儲部122中。管理信息搜索部123從檢索到的與該文檔ID相對應(yīng)的管理信息中提取與存儲期相關(guān)的信息以及銷毀權(quán)力信息，并且管理信息發(fā)送/接收部121將這些信息發(fā)送到文檔銷毀裝置3(步驟S307)。
在文檔銷毀裝置3中，在步驟S308，銷毀許可判斷部144基于從文檔管理裝置2發(fā)送的存儲期信息，判斷與所述文檔ID相對應(yīng)的文檔的原件存儲期的盡頭是否已經(jīng)超過。如果判斷出已超過原件存儲期的盡頭(步驟S308是)，則在步驟S309，銷毀許可判斷部144基于從文檔管理裝置2發(fā)送的銷毀權(quán)力信息，判斷對于與所述文檔ID相對應(yīng)的文檔是否設(shè)置了銷毀權(quán)力(即，是允許還是禁止要銷毀文檔的人進(jìn)行銷毀)。如果設(shè)置了銷毀權(quán)力(步驟S309是)，則在步驟S310，銷毀許可判斷部144判斷通過個人識別認(rèn)證部141登錄并且實際打算銷毀文檔的操作者是否被給予了銷毀權(quán)力。如果給予了正在進(jìn)行銷毀工作的用戶銷毀權(quán)力(步驟S310是)，則在步驟S311，銷毀控制部145在操作面板的顯示板上顯示表示已完成銷毀準(zhǔn)備的消息，從而提示銷毀操作者輸入銷毀開始指令。
另一方面，如果對于待銷毀文檔沒有設(shè)置銷毀權(quán)力(步驟S309否)，因為這意味著在已超過存儲期的盡頭的情況下不管進(jìn)行銷毀工作的人是誰都允許銷毀，所以在步驟S311，銷毀控制部145提示銷毀操作者輸入銷毀開始指令。
如果銷毀操作者沒有輸入銷毀開始指令(步驟S312否)，則銷毀控制部145等待銷毀開始指令的輸入。如果檢測到銷毀開始指令(步驟S312是)，則在步驟S313，銷毀控制部145通過控制阻擋物20、饋送輥21和22、以及粉碎機(jī)驅(qū)動部146，而開始銷毀處理。
被通知了銷毀處理的開始后，在步驟S314，銷毀檢測部147檢測銷毀處理是否完成。如果檢測到銷毀處理已完成，則在步驟S315，銷毀檢測部147向文檔管理裝置2發(fā)送已銷毀文檔的文檔ID、與完成銷毀工作的操作者相關(guān)的信息、以及完成銷毀處理的日期和時間，作為與銷毀處理相關(guān)的信息。
在文檔管理裝置2中，在步驟S316，使管理信息存儲部122的文檔管理信息反映由文檔信息發(fā)送/接收部121接收的與銷毀處理相關(guān)的信息(即，對文檔管理信息進(jìn)行更新)。在步驟S317，當(dāng)完成了對文檔管理信息的更新時，文檔信息發(fā)送/接收部121通過電子郵件之類的手段向所涉及的文檔的管理者通知該文檔的銷毀已完成。
另一方面，如果判斷出還沒有超過存儲期的盡頭(步驟S308否)或者銷毀操作者沒有權(quán)力銷毀所涉及的文檔(步驟S310否)，則處理移動到步驟S320，在步驟S320，將表示無法執(zhí)行該銷毀處理的消息顯示在顯示板上。如果除了該消息之外還顯示了原因，則可以向進(jìn)行銷毀工作的用戶通知為什么無法執(zhí)行該銷毀處理，即，之所以無法執(zhí)行該銷毀處理是因為用戶沒有銷毀權(quán)力還是因為還沒有超過該文檔的存儲期的盡頭。
因為沒有銷毀權(quán)力的操作者企圖銷毀文檔，所以存在操作者企圖非法銷毀文檔的可能。因此，在步驟S321，文檔銷毀裝置3將文檔ID、銷毀操作者的用戶ID以及銷毀失敗時間信息發(fā)送到文檔管理裝置2。在文檔管理裝置2中，在步驟S322，使管理信息存儲部122的文檔管理信息反映所接收的與銷毀失敗相關(guān)的信息(即，對文檔管理信息進(jìn)行更新)。
考慮到銷毀失敗可能是由非法行為所引起的這一事實，如果對于所涉及的文檔設(shè)置了文檔管理者，則在步驟S323，通過電子郵件之類的手段向該文檔管理者發(fā)送沒有銷毀權(quán)力的用戶企圖銷毀文檔的信息、或者用戶企圖在存儲期結(jié)束之前就銷毀文檔的信息。
在上面的實施例中，一個特定示例是這樣的使用憑證生成系統(tǒng)生成并打印申請表文件，并且通過對將收據(jù)粘貼到該申請表上而生成的文檔進(jìn)行讀取而生成電子文件。然而，本發(fā)明的電子文件生成處理不限于這種情況。例如，在不同于以上實施例，在使用諸如憑證生成系統(tǒng)的處理系統(tǒng)時不需要將證明材料(諸如收據(jù)或賬單)粘貼到申請表上的情況下，由文檔生成處理系統(tǒng)生成申請文件，以反映該處理的細(xì)節(jié)。
在此情況下，可以產(chǎn)生(發(fā)出)處理系統(tǒng)要執(zhí)行的作業(yè)專用的識別信息并以這樣的方式對其進(jìn)行管理，即，使該信息與文檔專用的識別信息相互關(guān)聯(lián)或者將該信息用作文檔專用的識別信息。文檔產(chǎn)生處理系統(tǒng)可以按以下方式產(chǎn)生電子文件將作業(yè)或文檔專用的識別信息編碼，通過將包含經(jīng)編碼的識別信息的QR碼、條碼等與反映處理細(xì)節(jié)的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行組合而產(chǎn)生圖像數(shù)據(jù)，并且產(chǎn)生該圖像數(shù)據(jù)的電子文件。可以使用QR碼或條碼來管理電子文件和基于該電子文件印刷的文檔之間的對應(yīng)關(guān)系。
在此情況下，可以后隨以下處理。將處理系統(tǒng)生成的電子文件而不是通過對印刷文檔進(jìn)行光學(xué)讀取而生成的電子文件視為作為管理對象的文檔的電子文件。從時間戳站6獲取處理系統(tǒng)登記作業(yè)的日期和時間，作為生成電子文檔的日期和時間，并且基于設(shè)置在處理系統(tǒng)中的與文檔類型相對應(yīng)的存儲期來設(shè)置文檔存儲期的盡頭。文檔管理裝置2管理電子文件和基于該電子文件打印的賬票之間的對應(yīng)關(guān)系。
同樣地，考慮這樣的示例性情況使用用于文檔生成的通用應(yīng)用軟件來生成報告、會議記錄、技術(shù)報告、用于內(nèi)部管理的專利申請信息等，并且管理所生成的文檔。在此情況下，例如，生成(完成)文檔意味著電子文件的提交或者管理的形式的確定，并且可被視為生成了要管理的文檔。即，根據(jù)來自創(chuàng)建者的指示而獲取時間戳至少可以驗證在該時間點存在所完成的文檔的電子文件。在此情況下，可以分配多個編號中的一個，作為該文檔專用的識別信息，所述多個編號被管理為對各文檔生成者不重復(fù)。另選地，可以按以下方式獲取文檔識別信息指示或請求文檔管理裝置2獲取未使用的編號作為該文檔專用的信息，并且作為響應(yīng)，文檔管理裝置2向請求源返回未被由其自身管理的文檔使用的未使用識別信息中的合適的一條。
生成了文檔的裝置可以對所生成的文檔的識別信息進(jìn)行編碼并將其與該文檔的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行組合。另選地，文檔管理裝置2可以將文檔的識別信息與該文檔的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行組合并對其進(jìn)行管理。
在上面的示例中，根據(jù)來自文檔生成者的指示來獲取文檔生成日期和時間。然而，在通過將所生成的文檔的電子文件上傳到特定服務(wù)器等來對其進(jìn)行登記的系統(tǒng)中，可以使該服務(wù)器分配文檔專用的識別信息，將通過對該識別信息進(jìn)行編碼而生成的QR碼與該文檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行組合，并管理生成日期和時間(時間戳等)。在此情況下，可能出現(xiàn)這樣的情況，即，優(yōu)選地考慮向服務(wù)器進(jìn)行的上傳已正式完成文檔的登記并且使用上傳的文檔登記日期和時間來管理該文檔。在此情況下，從時間戳站6獲取上傳時間，并將其作為生成電子文檔的時間信息進(jìn)行管理。獲取了時間戳的服務(wù)器可以計算文檔存儲期的最后日期，并將該信息作為管理信息發(fā)送到文檔管理裝置2。
在上述實施例中，電子文檔生成裝置1的圖像讀取部101對文檔進(jìn)行光學(xué)讀取。另選地，例如，通過使用附于文檔上的使得能夠通過無線電寫入和讀取信息的手段(諸如IC標(biāo)簽)來讀取包含在該文檔中的信息，可以生成該文檔的電子版本。在這種情況下，可以通過構(gòu)造如下形式的圖像讀取部101來實現(xiàn)本發(fā)明，即，信息讀取部不僅能夠光學(xué)地而且能夠通過無線電來讀取信息。
在上述實施例中，將文檔ID嵌入作為二維條碼的QR碼中。然而，本發(fā)明不限于使用條碼的情況。例如，可以將至少包括文檔ID的信息嵌入一芯片(例如IC標(biāo)簽)，該芯片使得能夠通過無線電寫入和讀取數(shù)據(jù)。本發(fā)明可以適應(yīng)這種情況，即，通過用IC標(biāo)簽讀取部和IC標(biāo)簽信息解碼部分別代替條碼提取部107和條碼解碼部108來使得能夠通過無線電寫入和讀取信息的使用芯片(例如IC標(biāo)簽)的情況。
出于例示和說明的目的，提供了對本發(fā)明的示例性實施例的以上描述。該描述不是窮舉的并且并不意在把本發(fā)明限制為所公開的精確形式。顯而易見地，對于本領(lǐng)域的從業(yè)技術(shù)人員而言，許多修改和變型將是顯見的。選擇并描述這些示例性實施例是為了最好地解釋本發(fā)明的原理及其實際應(yīng)用，從而使本領(lǐng)域的其他技術(shù)人員能夠理解用于適于所設(shè)想的具體用途的各種實施例和各種變型例的本發(fā)明。本發(fā)明的范圍旨在由后面的權(quán)利要求及其等同物所限定。
權(quán)利要求
1.一種利用文檔管理信息來管理印刷文檔的文檔管理系統(tǒng)，該文檔管理系統(tǒng)包括電子文檔生成單元，其生成電子文檔；時間信息獲取單元，其獲取與證明所述電子文檔生成單元生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的信息；存儲信息獲取單元，其獲取與所述印刷文檔的存儲期相關(guān)的信息，其中該印刷文檔與所述電子文檔相對應(yīng)；以及管理信息存儲單元，其存儲文檔管理信息，在該文檔管理信息中，所述電子文檔的識別信息和所述與所述印刷文檔的存儲期相關(guān)的信息相關(guān)聯(lián)。
2.根據(jù)權(quán)利要求1所述的系統(tǒng)，其中，與所述印刷文檔的存儲期相關(guān)并且由所述存儲信息獲取單元獲取的所述信息包括由所述時間信息獲取單元獲取的、與證明所述電子文檔生成單元生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的所述信息；以及所述印刷文檔的所述存儲期，其是根據(jù)與所述電子文檔的類型相關(guān)的信息預(yù)先確定的。
3.根據(jù)權(quán)利要求1所述的系統(tǒng)，其中，與所述印刷文檔的存儲期相關(guān)并且由所述存儲信息獲取單元獲取的所述信息包括所述印刷文檔的存儲期限，根據(jù)以下信息確定所述存儲期限由所述時間信息獲取單元獲取的、與證明所述電子文檔生成單元生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的所述信息；以及所述印刷文檔的所述存儲期，其是根據(jù)與所述電子文檔的類型相關(guān)的信息預(yù)先確定的。
4.根據(jù)權(quán)利要求1所述的系統(tǒng)，其中，與所述印刷文檔的所述存儲期相關(guān)并且由所述存儲信息獲取單元獲取的信息包括由所述時間信息獲取單元獲取的、與證明所述電子文檔生成單元生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的信息；以及與所述電子文檔的類型相關(guān)的信息。
5.根據(jù)權(quán)利要求1至4中任一項所述的系統(tǒng)，其中，所述電子文檔生成單元讀取所述印刷文檔以生成所述電子文檔。
6.根據(jù)權(quán)利要求1至4中任一項所述的系統(tǒng)，其中，所述電子文檔生成單元采用光學(xué)方式對所述印刷文檔進(jìn)行讀取以生成所述電子文檔。
7.根據(jù)權(quán)利要求1至4中任一項所述的系統(tǒng)，其中所述電子文檔生成單元包括計算機(jī)終端，并且在所述計算機(jī)終端上運行的文檔創(chuàng)建程序生成所述電子文檔。
8.根據(jù)權(quán)利要求1至4中任一項所述的系統(tǒng)，其中，響應(yīng)于所述電子文檔生成單元生成所述電子文檔，獲取所述電子文檔的識別信息。
9.根據(jù)權(quán)利要求5所述的文檔管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)還包括提取單元，其從由所述電子文檔生成單元從所述印刷文檔讀取的數(shù)據(jù)中提取識別碼；以及解碼單元，其將所述識別碼解碼為所述電子文檔的識別信息。
10.根據(jù)權(quán)利要求6所述的系統(tǒng)，該系統(tǒng)還包括提取單元，其從由所述電子文檔生成單元從所述印刷文檔采用光學(xué)方式讀取出的數(shù)據(jù)中提取識別碼；以及解碼單元，其將所述識別碼解碼為所述電子文檔的識別信息。
11.根據(jù)權(quán)利要求1至4中任一項所述的系統(tǒng)，該系統(tǒng)還包括圖像特征量計算單元，其計算所述電子文檔專用的摘要值，其中所述時間信息獲取單元將包括所計算出的所述電子文檔的摘要值在內(nèi)的時間戳請求發(fā)送到時間戳站，以從所述時間戳站獲取時間戳，作為與證明所述電子文檔生成單元生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的信息。
12.一種文檔銷毀管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括管理信息存儲單元，其存儲有文檔管理信息，在所述文檔管理信息中，電子文檔的識別信息與一信息相關(guān)聯(lián)，其中該信息和與對應(yīng)于所述電子文檔的印刷文檔的存儲相關(guān)，并根據(jù)生成所述電子文檔的生成時間設(shè)置；銷毀文檔識別信息讀取單元，其從銷毀對象文檔中讀取所述銷毀對象文檔的識別信息；銷毀信息提取單元，其從存儲在所述管理信息存儲單元中的所述文檔管理信息中提取這樣的信息，該信息與所述銷毀對象文檔的存儲相關(guān)并且與所述銷毀對象文檔的所述識別信息相對應(yīng)；銷毀許可判斷單元，其基于與所述銷毀對象文檔的存儲相關(guān)并且由所述銷毀信息提取單元提取的信息，來判斷是否允許銷毀所述銷毀對象文檔；以及銷毀單元，如果所述銷毀許可判斷單元判斷出允許銷毀所述銷毀對象文檔，則所述銷毀單元將所述銷毀對象文檔銷毀。
13.根據(jù)權(quán)利要求12所述的系統(tǒng)，其中，所述與所述銷毀對象文檔的存儲相關(guān)的信息包括所述銷毀對象文檔的存儲期、所述銷毀對象文檔的存儲期限、以及所述銷毀對象文檔的銷毀許可日期中的至少一個。
14.一種文檔管理方法，該方法包括以下步驟生成電子文檔；獲取與證明生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的信息；獲取與印刷文檔的存儲期相關(guān)的信息，所述印刷文檔與所述電子文檔相對應(yīng)；存儲文檔管理信息，在該文檔管理信息中，所述電子文檔的識別信息和與所述印刷文檔的所述存儲期相關(guān)的信息相關(guān)聯(lián)；以及使用所述文檔管理信息管理所述電子文檔或所述印刷文檔，所述印刷文檔是印刷的電子文檔。
15.一種文檔銷毀管理方法，該方法包括以下步驟存儲文檔管理信息，在所述文檔管理信息中電子文檔的識別信息與一信息相關(guān)聯(lián)，其中該信息和與對應(yīng)于所述電子文檔的印刷文檔的存儲相關(guān)，且根據(jù)所述電子文檔的生成時間設(shè)置；從銷毀對象文檔讀取所述銷毀對象文檔的識別信息；從所存儲的文檔管理信息中提取這樣的信息，該信息與所述銷毀對象文檔的存儲相關(guān)并且與所述銷毀對象文檔的所述識別信息相對應(yīng)；基于與所述銷毀對象文檔的存儲相關(guān)的所提取的信息，來判斷是否允許銷毀所述銷毀對象文檔；以及如果判斷出允許銷毀所述銷毀對象文檔，則將所述銷毀對象文檔銷毀。
全文摘要
本發(fā)明提供了文檔管理系統(tǒng)和方法、文檔銷毀管理系統(tǒng)和方法。該文檔管理系統(tǒng)使用文檔管理信息來管理印刷文檔。該文檔管理系統(tǒng)包括電子文檔生成單元、時間信息獲取單元、存儲信息獲取單元、以及管理信息存儲單元。電子文檔生成單元生成電子文檔。時間信息獲取單元獲取與證明所述電子文檔生成單元生成了所述電子文檔的時間相關(guān)的信息。存儲信息獲取單元獲取與和所述電子文檔相對應(yīng)的印刷文檔的存儲期相關(guān)的信息。管理信息存儲單元存儲文檔管理信息，在該文檔管理信息中，所述電子文檔的識別信息和與所述印刷文檔的所述存儲期相關(guān)的信息相關(guān)聯(lián)。
文檔編號G06Q10/00GK101014076SQ20061014848
公開日2007年8月8日 申請日期2006年11月17日 優(yōu)先權(quán)日2006年1月31日
發(fā)明者上條裕義, 白石隆一, 浜砂俊輔, 篠崎謙吾 申請人:富士施樂株式會社